Langkah Penanganan Surat Masuk Buku Agenda

Kegiatan pencatatan surat meliputi:

• Membuka, membaca, dan menandai pokok surat
• Memeriksa lampiran, apakah sesuai atau tidak
• Membubuhkan tanggal dan paraf penerima surat pada stampel agenda
• Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda

Baca juga: Pengertian Surat Kabar, Ciri-ciri dan Perannya

Pengarahan surat

Pengarahan surat dilakukan dengan menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

Pengarahan surat dilakukan oleh pemimpin karena pemimpinlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.

Pemimpin dapat menuliskan intruksinya dalam lembar disposisi, serta menuliskan nama pihak yang harus memproses surat tersebut.

Penyampaian surat

Jika pemimpin sudah menuliskan intruksinya di lembar disposisi, surat beserta disposisinya kemudian diserahkan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya tertulis dalam lembar disposisi.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi inter.

Penyimpanan surat

Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata saha/sekretariat untuk disimpan/dirsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.

Antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, dan sistem nomor.

Referensi:

• Sumadiono, Wahono. 2018. Pedoman Umum Organisasi dan Administrasi Rukun Warga Rukun Tetangga. Yogyakarta: Deepublish.
• Indrawan, Irjus, Daharmi Astuti. 2020. Manajemen personalia dan Kearsipan Sekolah. Klaten: Penerbit Lakeisha.