Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis

KOMPAS.com - Korespondensi merupakan bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Salah satu bentuk korespondensi bisnis adalah melalui surat. 

Dalam buku Korespondensi Bisnis Modern (2007) oleh Djoko Purwanto, surat digunakan sebagai sarana penyampaian pesan-pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan, maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain.

Seiring perkembangan zaman, surat tidak lagi menggunakan kertas atau bentuk fisik lainnya, tetapi menggunakan media elektronik yang dikenal dengan email. 

Dalam menulis surat, kita perlu memperhatikan beberapa kaidah agar surat yang kita kirim diterima dengan baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu beberapa bahasa yang digunakan mudah dipahami, kalimat sederhana, isi pesan jelas, tegas, dan tidak bertele-tele.

Hal tersebut juga berlaku bagi surat yang ditujukan dalam konsep bisnis. Surat bisnis biasanya digunakan lembaga atau organisasi yang menyampaikan pesan melalui surat. 

Di dalam surat bisnis biasanya terkandung pemesanan produk, penawaran, permintaan, perkenalan, pindah alamat, dan penagihan produk. Hubungan antara lembaga yang saling surat menyurat inilah yang dinamakan korespondensi. 

Baca juga: Ciri-ciri Surat Dinas dan Strukturnya

Fungsi surat bisnis 

Surat bisnis sama seperti surat pada umumnya memiliki fungsi sebagai komunikasi antar beberapa orang. Selain itu, surat bisnis juga memiliki fungsi lainnya sebagai berikut: 

• Wakil atau duta pesan bisnis karena membawa informasi mengenai bisnis yang sedang dijalankan. 
• Pesan menyampaikan permintaan, pemberitahuan, permohonan, dan gagasan mengenai bisnis. 
• Bukti historis mengenai bisnis. 
• Pengingat atau arsip bisnis. 
• Pedoman kerja atau acuan melaksanakan bisnis. 
• Media promosi. 

Pengelompokan surat

Surat terbagi menjadi beberapa kelompok sebagai berikut: 

• Surat Bersampul: surat yang terdiri dari sampul amplop berbagai ukuran. 
• Kartu Pos: surat yang berisikan pesan pendek. 
• Warkat Pos: surat yang berbentuk gabungan kertas surat dan amplop. 
• Teleks: surat kawat yang terdiri atas surat dinas berwarna biru muda dan swasta berwarna putih. 
• Memorandum: surat singkat berisikan pemberitahuan dan permintaan. 
• Surat Tanda Bukti: surat pengakuan sah atas pembayran pihak satu ke pihak lain. 

Baca juga: Jenis-jenis Surat Dinas 

Bagian surat dan bentuk surat 

Surat umum maupun surat bisnis memiliki struktur sama. Hampir secara keseluruhan komponen penting yang ada di surat bisnis juga ada di surat umum. Bagian surat bisnis sebagai berikut: 

• Kepala surat (kop surat) 
• Tanggal surat 
• Nomor, lampiran, dan hal 
• Nama dan alamat surat 
• Salam pembuka 
• Isi surat 
• Salam penutup 
• Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
• Tembusan 
• Inisial 

Contoh surat bisnis 

Berikut ini contoh surat bisnis yang biasanya digunakan: 

• Surat pemesanan 
• Surat konfirmasi
• Surat pengaduan
• Surat permintaan informasi 
• Surat ucapan selamat 
• Surat pemberitahuan 
• Surat Penagihan
• surat peringatan 
• Surat Perintah kerja 
• Surat pengumuman

Baca juga: Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya