Langkah Penanganan Surat Masuk Buku Agenda

KOMPAS.com- Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.

Surat tersebut memerlukan penanganan yang baik, agar hubungan dengan relasi juga baik karena mendapat pelayanan yang baik dari kita termasuk dalam hubungan korespondensi.

Dalam penanganannya surat masuk dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Sistem buku agenda adalah sistem penanganan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana memproses surat.

Pada pola sentralisasi sistem buku agenda, penanganan surat masuk dilakukan melalui satu pintu, yaitu dari dan kembali ke bagian tata usaha.

Dalam hal ini terbagi menjadi enam langkah penangan surat masuk buku agenda, yaitu:

Penerimaan surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oeh pihak-pihak yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis.

Dengan demikian, apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering menerima surat.

Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:

Penyortiran surat

Setelah surat diterima oleh resepsionis, selanjutnya diproses untuk dicatat dan disortir.

Ada dua pola penyortiran surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan dan penyortiran dengan melihat ciri khusus pada bagian amplop.

Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:

• Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi
• Menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori, yaitu surat rahasia, surat penting, dan surat biasa.

Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun.

Pencatatan ini juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Setelah dicatat, petugas membubuhkan stampel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.

Kegiatan pencatatan surat meliputi:

Pengarahan surat

Pengarahan surat dilakukan dengan menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

Pengarahan surat dilakukan oleh pemimpin karena pemimpinlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.

Pemimpin dapat menuliskan intruksinya dalam lembar disposisi, serta menuliskan nama pihak yang harus memproses surat tersebut.

Penyampaian surat

Jika pemimpin sudah menuliskan intruksinya di lembar disposisi, surat beserta disposisinya kemudian diserahkan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya tertulis dalam lembar disposisi.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi inter.

Penyimpanan surat

Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata saha/sekretariat untuk disimpan/dirsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.

Antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, dan sistem nomor.

Referensi:

• Sumadiono, Wahono. 2018. Pedoman Umum Organisasi dan Administrasi Rukun Warga Rukun Tetangga. Yogyakarta: Deepublish.
• Indrawan, Irjus, Daharmi Astuti. 2020. Manajemen personalia dan Kearsipan Sekolah. Klaten: Penerbit Lakeisha.