Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Muaro Jambi, Provinsi Jambi
KOMPAS.com - Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal.
Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.
Maka dari itu, surat ini merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.
Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas
Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Baca juga: Bagian-Bagian Surat Resmi
Dalam keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
Struktur surat dinas pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat ini memiliki struktur penulisan, sebagai berikut:
Kepala surat terduru dari:
Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.
Baca juga: Pengertian serta Perbedaan CV dan Surat Lamaran Kerja
Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.
Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.