Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Strukturnya

Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Muaro Jambi, Provinsi Jambi

KOMPAS.com - Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.

Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal.

Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Maka dari itu, surat ini merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas

Ciri-ciri surat dinas

Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
• Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
• Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
• Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
• Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu.
• Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Resmi

Fungsi surat dinas

Dalam keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
• Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.
• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.

Struktur surat dinas

Struktur surat dinas pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat ini memiliki struktur penulisan, sebagai berikut:

• Kepala surat (Kop Surat)

Kepala surat terduru dari:

1. 1. Logo Institusi atau perusahaan
   2. Nama Institusi atau perusahaan
   3. Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

• Nomor surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

• Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

Baca juga: Pengertian serta Perbedaan CV dan Surat Lamaran Kerja

• Lampiran atau hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

• Alamat tujuan surat dinas

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

• Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.