Surat Dinas: Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Strukturnya

Oleh: Yopi Nadia, Guru SDN 106/IX Muaro Sebapo, Muaro Jambi, Provinsi Jambi

KOMPAS.com - Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.

Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal.

Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Maka dari itu, surat ini merupakan surat resmi yang harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Ciri-ciri surat dinas

Surat dinas yang dibentuk dan dibuat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Fungsi surat dinas

Dalam keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak dimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
• Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.
• Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.

Struktur surat dinas

Struktur surat dinas pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat ini memiliki struktur penulisan, sebagai berikut:

• Kepala surat (Kop Surat)

Kepala surat terduru dari:

1. 1. Logo Institusi atau perusahaan
   2. Nama Institusi atau perusahaan
   3. Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan

• Nomor surat

Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.

• Tanggal surat

Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.

• Lampiran atau hal

Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.

• Alamat tujuan surat dinas

Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.

• Salam pembuka

Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.

• Isi surat dinas

Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele

• Salam penutup

Tidak hanya salam pembuka, salam penutup dalam surat juga sangat penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.

• Tanda tangan pengirim surat

Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.

• Tembusan

Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.

• Inisial (Kode Singkatan Nama)

Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.

Suka baca tulisan-tulisan seperti ini? Bantu kami meningkatkan kualitas dengan mengisi survei Manfaat Kolom Skola