Simak, Tata Cara Membuat dan Mengganti Sertifikat Tanah Elektronik

Beleid tersebut resmi berlaku sejak 12 Januari 2021. Dengan demikian, seluruh sertifikat tanah konvensional/analog/fisik akan diganti menjadi sertifikat elektronik.

Penggantian sertifikat tanah konvensional menjadi elektronik ini merupakan bagian dari transformasi digital Kementerian ATR/BPN di semua layanan pertanahan.

Lantas, bagaimana tata cara mendaftar dan mengganti sertifikat tanah konvensional menjadi elektronik (sertifikat-el).

Dalam pasal 6 Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik, dijelaskan bahwa terdapat dua kategori penerbitan sertifikat tanah elektronik yaitu, pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar, dan pergantian sertifikat fisik ke elektronik.

Cara pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar

Penerbitan sertifikat tanah elektronik untuk yang belum terdaftar, terlebih dahulu akan dilakukan proses pengumpulan data melalui sistem elektronik.

Proses ini meliputi pengumpulan dan pengolahan data fisik, pembuktian hak, dan pembukuannya.

Kemudian dilakukan juga penerbitan sertifikat, penyajian data fisik dan data yuridis, serta penyimpanan daftar umum dan dokumen.

Setelah semua proses pengolahan data selesai maka hasilnya akan diterbitkan berupa dokumen dlektronik.

Dokumen elektronik ini terdiri dari gambar ukur, peta bidang tanah atau peta ruang, surat ukur, gambar denah satuan rumah susun atau surat ukur ruang, dan/atau dokumen lainnya, yang merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data fisik.

Selanjutnya, setiap bidang tanah yang sudah ditetapkan batas-batasnya, baik dalam pendaftaran tanah secara sistematik maupun sporadik diberikan nomor identifikasi bidang tanah.

Dengan begitu, tanah yang sudah ditetapkan haknya menjadi hak atas tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun, hak tanggungan atau tanah wakaf siap didaftar melalui Sistem Elektronik dan diterbitkan Sertifikat-el.

Kumpulan sertifikat elektronik yang tersimpan di pangkalan data secara berurutan sesuai edisinya sebagai riwayat pendaftaran tanah menjadi buku tanah elektronik.

Lalu sebagai tanda bukti kepemilikan hak kepada pemegang hak, akan diberikan sertifikat elektronik serta akses sertifikat-el pada sistem elektronik.

Cara penggantian sertifikat fisik ke elektronik

Untuk penggantian sertifikat fisik menjadi sertifikat elektronik dapat dilakukan melalui permohonan pelayanan pemeliharaan data pendaftaran tanah.

Dalam pasal 14 Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 disebutkan bahwa penggantian sertifikat menjadi sertifikat elektronik dilakukan untuk bidang tanah yang sudah terdaftar dan diterbitkan sertifikat hak atas tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun atau tanah wakaf.

Penggantian sertifikat ini dapat dilakukan apabila data fisik dan data yuridis pada buku tanah dan sertifikat telah sesuai dengan data fisik dan data yuridis dalam sistem elektronik.

Sementara, jika data fisik dan data yuridis belum sesuai maka Kepala Kantor Pertanahan melakukan validasi. Validasi ini meliputi data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis.

Penggantian sertifikat menjadi sertifikat elektronik termasuk penggantian buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun menjadi dokumen elektronik.

Penggantian sertifikat elektronik juga tetap dicatat pada buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun.

Selanjutnya Kepala Kantor Pertanahan menarik sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan.

Seluruh warkah dilakukan alih media (scan) dan disimpan pada Pangkalan Data.