Memahami Peran Public Relations di Masa Krisis

Oleh karenanya membuat perencanaan manajemen krisis akan sangat membantu menentukan langkah-langkah yang tepat seperti menetapkan prosedur pelayanan publik jika terjadi krisis yang lebih besar di kemudian hari.

Response to crisis

Tahap kedua, manajemen harus bertindak langsung merespon krisis. Rencana yang sudah disusun benar-benar diimplementasikan.

Respons krisis merupakan apa yang dilakukan dan dikatakan oleh manajemen saat krisis terjadi.

PR memegang peranan penting dalam merespons krisis tersebut, salah satunya membantu dan mendampingi proses pengembangan pesan yang dikirim atau disampaikan ke publik.

Post-crisis

Tahap ketiga adalah tahap di mana perusahaan atau organisasi dapat kembali menjalankan bisnisnya seperti semula.

Meski krisis tidak lagi menjadi perhatian utama, tetapi tetap membutuhkan perhatian lebih lanjut.

Organisasi diharapkan dapat memenuhi komitmen yang telah dibuat saat krisis dan disampaikan kepada masyarakat atau pihak terkait untuk informasi lanjutan.

Krisis dapat menjadi proses pembelajaran bagi organisasi untuk mencari cara lebih baik jika hal serupa terjadi di masa depan.

Contoh tahap post-crisis jika dihubungkan dengan situasi saat ini adalah masih diberlakukannya kebijakan work from home untuk mengurangi risiko penularan Covid-19.

Pengambil kebijakan perlu memiliki guidelines yang tepat guna mendukung efektivitas kerja atau belajar dari rumah.

Rencana strategis krisis harus didasarkan pada koordinasi antara fungsi manajemen, operasional, dan komunikasi.

Rencana darurat ada dalam dua bidang parallel yaitu respons operasional dan respon komunikasi di mana tim respons operasional berfokus pada penyelesaian masalah secepat mungkin dan tim komunikasi bertanggung jawab menginformasikan kepada kelompok pemangku kepentingan utama organisasi untuk memastikan pemahaman dan dukungan mereka dipertahankan (Kadarova, et al, 2015).

Peran public relations (PR) saat krisis pandemi Covid-19 yang mulai merebak di awal tahun 2020 telah menimbulkan krisis ke berbagai aspek kehidupan.

Pemerintah berupaya cepat melakukan tindakan pencegahan antara lain dengan membuat aturan atau imbauan kepada masyarakat untuk bekerja dan belajar dari rumah, beribadah di rumah, memulai hidup sehat dengan sesering mungkin mencuci tangan dan muka, menggunakan hand sanitizer, mengonsumsi makanan sehat serta perbanyak olahraga, mengenakan masker, jaga jarak, dan lain sebagainya.

Aturan atau imbauan ini harus dikomunikasikan secara efektif kepada masyarakat agar dipahami dan dipatuhi.

Oleh karenanya, dibentuklah tim public relations (PR) yang bertugas selain mengomunikasikan aturan atau imbauan tersebut, juga untuk menjalin hubungan baik antara masyarakat dan pemerintah.

Elemen komunikasi sangat dibutuhkan di masa pandemi seperti saat ini agar penyampaian informasi menjadi efektif.

PR dituntut beradaptasi dengan cepat, berinteraksi dengan metode baru, melahirkan program yang kreatif, inovatif, dan dikemas dengan storytelling menyentuh hati (Putra, 1999).

Penyampaian konten yang empatif dapat menciptakan trust dan persepsi positif (Imam Suryanto, Founder/CEO Bright Up Indonesia).

Pertanyaan kepada pihak media harus dijawab dengan cepat, akurat, terbuka, dan konsisten (Coombs & Holladay, 2010).

Terlebih dengan terbatasnya interaksi dan pergerakan manusia yang ditimbulkan karena pandemi, PR juga harus mengoptimalkan teknologi digital misalnya dengan meningkatkan penggunaan media sosial, seperti website, Instagram, Twitter, Facebook, podcast, Youtube, dan e-mail. Saat krisis terjadi, publik ingin tahu apa yang terjadi.

Ketika suatu organisasi dilanda krisis dan tidak berbicara ke media, maka orang lain di luar organisasi dengan senang hati akan memberikan pendapatnya ke media.

Hal ini tentu perlu dihindari. Oknum tersebut bisa saja memberi informasi yang tidak akurat dan tidak sesuai dengan kepentingan organisasi.

Oleh karenanya, organisasi dituntut untuk merespons krisis dengan cepat. Pesan kunci yang disampaikan oleh organisasi juga perlu memberikan isi yang akurat dan disampaikan secara konsisten.

Konsisten yang dimaksud adalah jangan sampai anggota organisasi memberikan informasi yang berbeda dengan anggota lainnya.

Semuanya harus sepakat untuk menyampaikan satu suara. Usaha untuk membentuk pesan kunci yang konsisten juga termasuk ke dalam bentuk manajemen krisis.

Memang tidak mungkin dalam situasi krisis hanya satu orang saja yang berbicara untuk mewakili perusahaan atau organisasi.