KOMPAS.com- Arsip yang disimpan terlalu lama akan menghabiskan tempat, sementara arsip-arsip baru terus bertambah.
Oleh karena itu, arsip yang tidak terlalu penting sebaiknya dihancurkan atau disusutkan agar dapat mengurangi berbagai masalah dalam penyimpanan arsip.
Dalam melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar. Ada pun teknik penyusutan arsip adalah:
Jadwal retensi arsip atau JRA memuat jenis arsip dan masa simpan dari setiap jenis arsip tersebut.
Dengan demikian, jika dalam JRA suatu arsip telah mencapai ketentuan batas masa simpannya dan tidak diperlukan lagi, arsip tersebut harus segera disusutkan.
Baca juga: Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip
Jika kegiatan penyusutan arsip tidak didasarkan pada JRA, langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:
Kondisi arsip yang menumpuk akan berakibat pada sulitnya menemukan arsip saat dibutuhkan.
Dengan demikian, diperlukan adanya kegiatan pembenahan untuk menerapkan kondisi arsip.
Setelah melakukan pembenahan arsip, langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian terhadap arsip yang disimpan.
Dengan penggolongan pemakaian seperti arsip vital, arsip penting, arsip berguna, dan arsip tidak berguna.
Berdasarkan hasil penilaian arsip, langkah berikutnya adalah penyusunan daftar arsip yang akan disusutkan.
Nasib yang disusutkan adalah arsip yang tidak berguna atau arsip yang persentase angka pemakaiannya hanya 0 sampai 10 persen.
Penyusunan daftar ini akan membuat kegiatan penyusutan aset berjalan lebih efektif dan efisien.
Baca juga: Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip
Setelah menyusun daftar arsip yang akan disusutkan. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
Untuk menghindari menumpuknya arsip atau arsip hilang, diperlukan perencanaan rutin dalam pembenahan arsip sehingga efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip dapat terwujud.
Referensi: