Kegiatan dan Prosedur Kegunaan Arsip

[DIBAGIAN KEGIATAN-KEGIATAN PENGGUNAAN ARSIP TOLONG DIPERJELAS LAGI POIN-POINNYA. KEGIATANNYA APA SAJA. KARENA KALAU DIBACA BIKIN BINGUNG]

KOMPAS.com- Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.

Arsip yang sudah disimpan sering kali dicari kembali karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering kali dicari berarti mempunyai nilai guna yang sangat tinggi bagi penggunannya.

Baca juga: Arsip: Pengertian, Karakteristik dan Jenisnya

Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip

Dalam UU No. 43 tahun 2009 pasal 42 hingga pasal 44 dijelaskan mengenai penggunaan kearsiapan.

Adapun kegiatan-kegiatan penggunaan kearsipan meliputi hal-hal berikut:

• Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
• Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan dua kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
• Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
• Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara membuat daftar arsip dinamis dan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis diatur dalam peraturan kepala ANRI.
• Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis.

Dalam kegiatan penggunaan arsip, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

• Peminjaman arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang berisi beberapa informasi seperti nama pinjam, nomor dan jenis arsip yang dipinjam, serta pengesahan dari petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip. 
• Petugas arsip memeriksa berkas peringatan pada unit kerasipan setiap saat agar arsip dikembalikan tepat waktunya.
• Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan, apakah masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak.
• Jika rusak, arsip tersebut harus diperbaiki. Apabila waktu peminjaman melewati jatuh tempo, peminjam mendapatkan teguran.
• Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut outslip dari folder.  

Baca juga: Jenis-Jenis Preservasi Arsip

Lembar peminjaman arsip

Lembar peminjaman arsip adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.

Adapun kegunaan lembar pinjam arsip, antara lain:

• Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
• Seagai pengingat mengenai identitas peminjam dan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
• Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam
• Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena arsip yang tidak dikembalikan
• Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip

Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak tiga rangkap. Tiap lembar arsip memiliki warna yang berbeda, yaitu putih, hijau, dan biru. Dengan penjelasan:

• Lembar pinjam warna putih ditempatkan pada tempat pemnjaman arsip yang dipinjam. Lembar ini berfungsi untuk menandai bahwa salah satu arsip sedang dipinjam.
• Lembar pinjam warna hijau, lembar ini berfungsi sebagai bukti peminjaman.
• Lembar pinjam warna biru, lembar ini berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip dan disimpan pada tickler.

Prosedur penanganan arsip

Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna arsip, diperlukan adanya prosedur untuk pengguna arsip.

Hal ini bertujuan menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh pengguna yang tidak melakukan administrasi yang tertib.

Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, di antaranya:

• Mengisi buku tamu/pengunjung.
• Menitipkan barang bawaan ditempat penyimpanan barang yang sudah disediakan.
• Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
• Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang bertanggung jawab mengelola arsip.
• Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang dipinjam.
• Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam dibawah pengawasan petugas.
• Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian menyerahkan arsip kepada peminjam arsip.
• Waktu penyimpanan arsip paling lama lima hari kerja.

Baca juga: Karakteristik Arsip Elektronik

Referensi:

• Mulyadi. 2016. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomatis. Jakarta: Rajawali Press.
• Sutirman. 2019. Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. Yogyakarta: UNY Press