Karakteristik Arsip Elektronik

KOMPAS.com- Arsip elektronik adalah suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen.

Dokumen tersebut direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

Manfaat arsip elektronik 

Beberapa manfaat arsip elektronik, yaitu: 

• Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja. 
• Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menghemat tenaga, waktu dan biaya.
• Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
• Kecil kemungkinan file akan hilang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya. 

Baca juga: Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Berikut ini kita akan membahas mengenai karakteristik arsip elektronik, sebagai berikut:

Karakterisktik arsip elektronik

karakteristiknya yaitu:

• Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia, karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia.
• Isi yang terekam pada suatu media, seperti sebuah disket dapat dipisahkan dari medianya.
• Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna awam.
• Setiap kali arsip tersebut dipindahkan kesarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah.
• Selain konteks fungsional dan administratif, mendata arsip elektronik juga menunjukan bagaimana informasi direkam/dibuat.
• Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan suatu ententitas logik yang merupakan hasil dan memberikan hasil dan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.
• Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama.
• Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam waktu yang relatif lebih singkat. 

Baca juga: Pengertian dan Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip

Referensi:

• Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: CV Budi Utama. 
• Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga.