Kegiatan dalam Preservasi Preventif

KOMPAS.com- Untuk mencegah dan melindungi arsip dari berbagai macam kerusakan, diperlukan tindakan pemeliharaan.

Sementara itu, istilah preservasi lebih mengarah pada pelestarian arsip.

Kata preservasi dapat dimaknai sebagai tindakan pengawetan, pemeliharaan, penjagaan, dan perlindungan.

Kegiatan dalam preservasi preventif merupakan jenis pemeliharaan yang dilakukan dengan maksud mencegah terhadap kerusakan arsip.

Kegiatan yang termasuk dalam preservasi preventif adalah penyimpanan arsip. Beberapa kegiatan penyimpanan arsip, sebagai berikut:

Baca juga: Jenis-Jenis Preservasi Arsip

Menyimpan pada ruang khusus 

Arsip yang sangat berharga dan biasanya bernilai keuangan, sangat rentan terhadap bahaya pencurian.

Oleh karena itu, arsip ini dapat saja disimpan pada tempat yang khusus, yang mempersulit pencurian.

Contohnya, simpan di lemari besi atau brankas yang menggunakan kode-kode, hal ini juga dapat menghindari dari bahaya kebakaran. 

Membangun ruang atau gedung

Pembangunan ruangan dan gedung untuk menyimpan arsip juga harus memperhatikan aspek tertentu sehingga, arsip jauh dari jangkauan yang dapat menyebabkan kerusakan. 

Contohnya, ruangan arsip diatur kelembaban udaranya, setiap ruang kearsipan disediakan alat-alat pemadam kebakaran.

Atau arsip disimpan pada tempat yang agak tinggi jika wilayah tempat penyimpanan merupakan wilayah banjir. 

Depo arsip

Depo arsip merupakan tempat menyimpan arsip statis. Syarat yang harus dimiliki oleh depo arsip meliputi: 

• Berdiri di daerah tidak rawan bencana.
• Tidak berada di daerah yang dekat dengan instalasi militer, lapangan terbang, rel kereta api, atau lokasi jauh dari pemukiman penduduk. 
• Ruangan terpisah antara arsip kertas dan arsip audio visual.
• Suhu dan kelembapan yang stabil. 

Baca juga: Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip

Rak arsip

Syarat yang harus dipenuhi meliputi:

• Rak harus kuat dan bersih.
• Jangan letakkan arsip di bagian atas rak, karena dekat dengan lampu.  
• Jarak antara lantai dan rak bawah 85-150 cm, agar mudah membersikan lantai dan banjir.
• Diberi kode agar mudah mencari.
• Terbuat dari logam antikarat dan rak tidak boleh mengandung medan magnet jika digunakan untuk menyimpan arsip perekaman suara dan video. 

Kegiatan reproduksi arsip

Langkah-langkah yang dilakukan untuk kegiatan reproduksi arsip atau upaya melestarikan arsip adalah:

• Memencarkan salinan arsip
• Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan
• Menyimpan dalam media yang lain untuk salinan arsip atau duplikasi

Referensi:

• Sutirman. 2019. Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. Yogyakarta: UNY Press. 
• Sari, Indah Novita. 2023. Perlindungan Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pasca Bencana. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.