Apa Itu SPJ? Ini Penjelasannya ....

KOMPAS.com - Dalam bidang keuangan, kita mengenal istilah SPJ.

SPJ merupakan singkatan dari Surat Pertanggungjawaban.

Pengertian SPJ

Dilansir dari buku Glosarium Istilah Pemerintahan (2019) oleh Toman Sony Tambunan, SPJ atau Surat Pertanggungjawaban adalah dokumen yang digunakan bendahara pengeluaran SKPD (Satuan Kerja Perangkat Dinas) dalam menatausahakan pertanggungjawaban pengeluaran.

Baca juga: 9 Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan

Fungsi SPJ

Dilansir dari buku Kearsipan, Program Keahlian Manajemen Perkantoran (2021) oleh Joko Pramono, SPJ juga dikenal sebagai laporan pertanggungjawaban.

Pengertian laporan secara khusus ialah suatu hal yang dilaporkan dalam kegiatan kedinasan, yakni hasil dari kegiatan yang diserahkan anak buah kepada pimpinannya yang mempunyai wewenang menerima, mengoreksi, dan menilai.

Fungsi laporan adalah pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas, landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan, alat untuk melakukan pengawasan, dokumen sebagai bahan studi, dan pengalaman bagi orang lain.

Baca juga: Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

Sistematika laporan

Sistematika laporan sebaiknya diatur agar penerima laporan dapat mudah memahami isi laporan.

Berikut ini format atau sistematika laporan yang lazim dipergunakan:

Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan hal-hal berikut:

• Latar belakang kegiatan
• Dasar hukum kegiatan
• Maksud dan tujuan kegiatan
• Ruang lingkup isi laporan

Baca juga: Cara dan Pola Penulisan Surat yang Baik

Isi laporan

Pada bagian isi laporan dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, yang meliputi hal-hal berikut:

• Jenis kegiatan
• Tempat dan waktu kegiatan
• Petugas kegiatan
• Persiapan dan rencana kegiatan
• Peserta kegiatan
• Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, dan urutan fakta/datanya)
• Kesulitan dan hambatan
• Hasil kegiatan
• Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang

Penutup

Penutup pada laporan berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan ditarik dari fakta-fakta dan banyak mempersoalkan hubungan logis.

Sementara itu, saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif penyelesaian.

Itulah penjelasan mengenai apa itu SPJ, fungsi SPJ, dan sistematika laporan.

Baca juga: Jenis-jenis Surat Dinas berdasarkan Keamanan, Penyelesaian, Tujuan, dan Fungsinya