Otomatis Perkantoran: Pengertian dan Jenis Aplikasinya

KOMPAS.com- Otomatis perkantoran berasal dari kata otomatis yang dalam bahasa Inggris berasal dari kata automation yang berarti penggunaan peralatan otomatis. 

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai pengertian dan jenis dari otomatis perkantoran sebagai berikut: 

Pengertian otomatis perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin,

Yang dapat secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia. 

Otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembang nya teknologi informasi, yaitu dengan digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. 

Baca juga: Pengertian Administrasi Perkantoran dan Ruang Lingkupnya

Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan Informal.

Terutama komunikasi informal antar anggota sebuah organisasi dan orang-orang di dalam serta di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. 

Jenis otomatisasi perkantoran

Jenis-jenis otomatisasi perkantoran adalah: 

• Word processing 

Yaitu penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen tik atau cetak. 

• Email 

Email bermaksud untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional. 

• Voice mail

Voice mail hampir sama dengan email. Perbedaan antara keduanya adalah untuk mengirimkan pesan.

Voice mail menggunakan suara, bukan diketik. 

Baca juga: Tujuan, Fungsi, dan Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

• Electronic calendaring 

Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. 

• Audio conferencing

Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melakukan konferensi. 

Referensi:

• Rosalin, Sovia, dkk. 2022. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi. Malang: UB Press.
• Rusdiana, dkk. 2022. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan Komunika Jurusan Ilmu Komunikasi UIN.