Tujuan, Fungsi, dan Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

KOMPAS.com- Administrasi sarana dan prasarana adalah seluruh komponen yang secara langsung ataupun tidak langsung menjadi sumber daya pendukung.

Terdiri atas segala bentuk jenis bangunan atau bukan bangunan dan perlengkapan, yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan aktivitas suatu organisasi atau perusahaan.

Berikut ini kita akan membahas mengenai tujuan, fungsi dan prinsip administrasi sarana dan prasarana kantor, yaitu:

Tujuan administrasi sarana dan prasarana kantor

Tujuan administrasi sarana dan prasarana terbagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

Secara umum, tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah memberikan pelayanan secara profesional dibidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses administrasi kantor secara efektif dan efisien.

Secara khusus, administrasi sarana dan prasarana memiliki beberapa tujuan, sebagai berikut:

• Mempu menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
• Mampu memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengadaan barang.
• Mampu memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang.
• Mampu memberikan data informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
• Mempu memberikan data dan informasi dalam rangka kontrol serta evaluasi sarana dan prasarana dalam perusahaan/instansi.

Baca juga: Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi administrasi sarana dan prasarana kantor

Administrasi sarana dan prasarana memiliki beberapa fungsi, yaitu:

• Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan
• Meningkatkan produktivitas kerja
• Meningkatkan hasil kerja yang berkualitas dan terjamin
• Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan aktivitas di kantor.
• Menimbulkan rasa nyaman dan puas bagi pihakyang berkepentingan dalam pekerjaan
• Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi, baik pemerintah maupun swasta

Prinsip-prinsip administrasi sarana dan prasarana kantor

Berikut ini penjelasan lima prinsip administrasi sarana dan prasarana, yaitu:

• Prinsip pencapaian tujuan

Dalam prinsip ini, administrasi sarana dan prasarana dapat diberhasilkan apabila semua fasilitas yang disediakan siap digunakan.

Tersedianya fasilitas siap guna akan meningkatkan efektivitas kerja dan memperlancar tercapainya tujuan perusahaan.

• Prinsip efisiensi

Dalam prinsip ini, penggunaan semua fasilitas dilakukan dengan perencanaan yang dilengkapi dengan petunjuk teknis.

Hal tersebut dilakukan agar kegiatan yang menggunakan segala fasilitas tersebut tepat sasaran dan mengurangi pemborosan.

Baca juga: Cara Melakukan Pengadaan Sarana dan Prasarana serta Tujuannya

• Prinsip administrasi

Dalam prinsip ini, pengelolaan perlengkapan sarana dan prasarana hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi, dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pihak berwenang.

Selain menjaga agar kegiatan yang berlangsung sesuai dengan aturan hukum, hal tersebut juga akan meningkatkan kredibilitas perusahaan sebagai pihak yang menjalankannya. ‘

• Prinsip kejelasan tanggung jawab

Dalam prinsip ini, suatu organisasi atau perusahaan harus mampu menguraikan dan mendeskripsikan tugas serta tanggung jawab dari setiap pihak yang terlibat dalam pengelolaan sarana dan prasarana perusahaan secara jelas.

Jangan sampai pekerjaan yang dibebankan saling tumpah tindih sehingga membawa kerugian.

• Prinsip kekohesifan

Dalam prinsip ini, manajemen perlengkapan di kantor harus terealisasikan dalam proses kerja kantor yang kompak.

Meskipun seluruh pihak yang terlibat telah mendapat tugas dan tanggung jawab masing-masing, tetapi kerja sama yang baik tetap diperlukan untuk memastikan semua fasilitas terpelihara dengan baik dan menciptakan suatu tim kerja yang solid.

Referensi:

• Purwanto. 2019. Administrasi Sarana dan Prasarana. Yogyakarta: UNY Press. 
• Rosalin, Sovia, dkk. 2022. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi. Malang: UB Press.