Komunikasi Kantor: Definisi, Bentuk, dan Ruang Lingkup

KOMPAS.com - Bentuk komunikasi yang dilakukan di perkantoran sering disebut sebagai komunikasi kantor. Bentuk komunikasi ini bisa dilakukan secara lisan ataupun lewat tulisan. Tujuan utamanya untuk meningkatkan kinerja kantor atau perusahaan tersebut.

Definisi komunikasi kantor

Menurut Armida Silvia Asriel dan teman-teman dalam buku Manajemen Kantor (2016), definisi komunikasi kantor adalah proses komunikasi yang diawali dengan penyalinan ide, pengolahan data menjadi informasi, serta penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lainnya.

Komunikasi kantor juga dapat diartikan sebagai proses penyampaian berita atau informasi dari satu pihak berwenang ke pihak lainnya, yang terjadi dalam suatu kantor atau perusahaan. Semakin efektif komunikasi kantor, suasana kerja kantor juga akan semakin baik.

Agar komunikasi bisa berjalan efektif, komunikasi ini dilakukan dengan memanfaatkan berbagai media komunikasi kantor, seperti telepon, surat, atau media lain. Harapannya setelah melakukan proses komunikasi ini akan ada feedback atau respons.

Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor 

Bentuk komunikasi kantor

Dalam buku Manajemen Perkantoran Modern (2014) karya Desi Nurhikmahyanti, komunikasi kantor bisa dibagi menjadi beberapa bentuk, yakni:

1. komunikasi formal
2. komunikasi informal
3. komunikasi eksternal
4. komunikasi internal

Berikut penjelasannya:

• Komunikasi formal
  Mengutip dari buku Manajemen Perkantoran Profesional (2015) karya Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono, komunikasi formal dirancang supaya kantor atau organisasi mudah dalam melakukan pertukaran infomasi, baik secara vertikal, horizontal, ataupun diagonal. Komunikasi ini dilakukan sesuai dengan struktur hirarki dalam kantor, yang telah direncanakan sebelumnya.
• Komunikasi informal
  Berbeda dengan komunikasi formal, bentuk komunikasi ini tidak mengandalkan susunan struktur hirarki, melainkan hubungan yang sifatnya lebih pribadi. Bentuk komunikasi kantor ini tidak direncanakan, tetapi muncul dari interaksi sosial antar pihak atau pegawai kantornya.
• Komunikasi internal
  Dilansir dari buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (2007) karya Badri Munir Sukoco, komunikasi internal merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan di dalam internal perusahaan atau kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara formal ataupun informal.
• Komunikasi eksternal
  Adalah bentuk komunikasi yang dilakukan dengan membawa informasi masuk atau keluar kantor, dilakukan untuk mencapai tujuan kantor. Biasanya dilakukan dengan pelanggan, masyarakat, ataupun stakeholders eksternal perusahaan.

Baca juga: Manajemen Strategi: Definisi Para Ahli dan Tugasnya

Ruang lingkup komunikasi kantor

Setidaknya ada empat ruang lingkup komunikasi kantor, yakni:

• Konsep dasar komunikasi

Sebelum melakukan proses komunikasi kantor, hendaknya seluruh pihak di dalam kantor dapat menguasai konsep dasar komunikasi.

Misalnya sumber informasi, pengirim informasi, berita atau pesan yang akan disampaikan, tujuan komunikasi, dan lain sebagainya.

• Asas komunikasi perkantoran

Dalam hal ini, pegawai kantor harus memahami beberapa asas penting dalam komunikasi kantor.

Asas tersebut ialah wajib meminta penjelasan jika informasinya kurang jelas, harus berbicara sejelas mungkin agar informasi mudah dipahami, berlangsung antara pikiran orang yang satu dengan lainnya, dan membuat orang lain paham soal informasi yang disampaikan.

Baca juga: Perbedaan Taktik dan Strategi dalam Manajemen Pemasaran

• Permasalahan proses komunikasi

Terkadang dalam melakukan proses komunikasi kantor, ditemui beberapa kesalahan yang dapat mengakibatkan kesalahpahaman.

Bagaimanapun, permasalahan ini harus diatasi supaya tidak berlanjut atau menyebabkan permasalahan yang lebih serius.

• Media komunikasi

Penting untuk menentukan media komunikasi apa saja yang akan digunakan dalam penyampaian informasi kantor.

Misalnya dengan menggunakan telepon, surat, email, ataupun pertemuan tatap muka. Tentukan medianya sesuai dengan tujuan dan pihak yang akan diajak berkomunikasi. Perhatikan pula etika ketika berkomunikasi.

Contohnya selalu berbicara sopan kepada orang lain dan memastikan jika orang tersebut benar-benar paham terhadap apa yang sedang dibicarakan.