Pengertian Administrasi Perkantoran dan Ruang Lingkupnya

KOMPAS.com - Administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran bisa dibilang memiliki definisi yang sama.

Hanya saja istilah administrasi perkantoran sering digunakan untuk hal-hal pemerintahan negara, sedangkan manajemen perkantoran lebih banyak berhubungan dengan perusahaan. 

Pengertian administrasi perkantoran

Dirangkum dari buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (2007) karya Badri M. Sukoco, berikut pengertian administrasi perkantoran berdasarkan para ahli: 

• W.H Evans

Administrasi perkantoran sebagai fungsi menyangkut manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. 

• Arthur Grager 

Manajemen perkantoran merupakan fungsi tat penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi. 

Baca juga: Apa yang Dimaksud Manajemen Krisis?

• William Leffingwell dan Edwin Robinson 

Majemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan. 

• Littlefield dan Peterson 

Admininstrasi perkantoran digunakan dalam arti luas, meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di mana pun dan oleh siapa pun dilakukan. 

• George Terry 

Administrais perkantoran merpakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Ruang lingkup administrasi perkantoran 

Dilansir dari buku Manajemen Perkantoran Modern (2014) karya Desi Nurhikmahyanti, pekerjaan kantor yaitu kegiata untuk menangani pengolahan informasi atau data. Kegiatan pengolahan informasi kantor tersebut meliputi: 

1. Penanganan surat 
2. Penerimaan tamu
3. Pelayanan telepon
4. Pengarsipan surat
5. Pembuatan laporan 

Baca juga: Fungsi-Fungsi Manajemen dan Contohnya

Dari kegiatan pengolahan infomrasi kantor tersebut, maka ruang lingkup adminisrasi perkantoran sebagai berikut: 

• Menghimpun, kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan sehingga siap dipergunakan bila diperlukan. 
• Mencatat, kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang diperlukan. Bisa berupa tulisan atau rekaman yang dapat dibaca, dikirm, atau disimpan. 
• Mengolah, kegiatan menyajikan keterangan-keterangan dalam bentuk yang lebih berguna atau siap pakai. 
• Mengganda, kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 
• Mengirim, kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak yang lain. 
• Menyimpan, kegiatan menaruh dengan berbagai alat dan cara di tempat tertentu yang aman. 
• Menerima tamu, kegiatan melayani tamu-tamu baik sudah ada perjanjian atau belum ada perjanjian
• Melayani telepon, kegiatan menerima atau mengirim berita melalui telepon.

Baca juga: Karateristik Akuntansi Manajemen