Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Excel

KOMPAS.com - Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat tentu memberi kemudahan dalam melakukan aktivitas di berbagai hal, salah satunya dalam bidang administratif.

Kebutuhan administratif merupakan hal yang mutlak dalam semua bidang, salah satu kegiatan yang termasuk ke dalam administratif adalah surat-menyurat.

Kemudahan yang diberikan oleh teknologi informasi dalam hal surat-menyurat adalah dengan adanya fitur Mail Merge, hadirnya fitur mail merge ini dapat memudahkan kegiatan administratif.

Berikut penjelasan mengenai mail merge beserta cara pembuatannya di Microsoft Excel:

Apa itu mail merge?

Mail merge adalah salah satu fasilitas dari Microsoft Office yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat, misalnya dalam pembuatan berbagai jenis surat serta dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima/tujuan.

Kelebihan mail merge adalah untuk memudahkan pengguna dalam surat/dokumen karena hanya membuat satu jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.

Dengan kata lain, mail merge merupakan fitur yang dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan template yang sama. Hal ini berarti bahwa fitur ini dapat digunakan secara terus-menerus tanpa harus membuat dokumen lanjutan hanya dengan memasukan variabel data.

Penggunaan fitur mail merge tentu sangat memudahkan pekerjaan dalam hal administratif, di mana dengan menggunakan fitur mail merge ini, aktivitas surat-menyurat pun akan menjadi lebih efektif dan efisien.

Cara membuat mail merge di Microsoft Excel 

Pelaksanaan source data untuk melakukan mail merge paling mudah dilakukan dengan menggunakan aplikasi file dari aplikasi Excel.

Source data tersebut merupakan file yang nantinya akan disisipkan dalam pembuatan mail merge. Source data ini berupa database yang berisi data khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.

Langkah-langkah membuat mail merge di excel adalah sebagai berikut:

Referensi:

• Kuswari Hernawati. Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office. Pelatihan Komputer Berbasis User Needs Assesment. UNY: Yogyakarta.
• Murdan Sianturi. Pengantar Aplikasi Komputer. Akuntansi & Manajemen, STIE Mulia Pratama.