Daur Hidup Arsip Elektronik

KOMPAS.com- Saat ini teknologi telah berkembang dengan pesat dan membawa perubahan.

Dengan adanya perubahan dalam proses tersebut, dokumen atau arsip juga mengalami perubahan.

Biasanya arsip selalu berbentuk kertas atau lembaran tetapi saat ini, bentuk dan jenis arsip juga berubah menjadi arsip elektronik.

Baca juga: Karakteristik Arsip Elektronik

Arsip elektronik juga mengalami fase perjalanan daur hidup seperti halnya arsip konvensional. Menurut ahli Read dan Ginn, ada beberapa fase perjalanan dalam daur hidup arsip elektronik yaitu:

Tahap penciptaan dan penyimpanan

Pada tahap ini, arsip dibuat menggunakan aplikasi perangkat lunak tertentu seperti microsoft word, microsoft excel, dan microsoft power point.

Dokumen elektronik yang telah dibuat menggunakan aplikasi tersebut kemudian disimpan pada beberapa jenis perangkat penyimpanan komputer, seperti harddisk, CD, USB, dan sebagainya. 

Tahap penggunaan dan distribusi

Pada tahap ini, penggunaan dapat menggunakan file elektronik sesuai dengan kebutuhan.

Setelah file yang dibutuhkan dibuka, file tersebut dapat dicetak.

Distribusi dapat dilakukan dengan cara mencetak dokumen terlebih dahulu, kemudian hasil cetak dikirim kepada pihak yang dituju dengan cara pengiriman.

Selain itu, distribusi juga dapat dilakukan dengan cara mengirim dokumen langsung dari komputer menggunakan internet atau email. 

Baca juga: Jenis-Jenis Preservasi Arsip

Tahap pemeliharaan

Tahap pemeliharaan arsip umumnya terkait dengan jadwal retensi.

Penggunaan komputer memungkinkan pemeriksaan secara otomatis terhadap retensi dokumen.

Jadi, ada peringatan terlebih dahulu jika suatu dokumen sudah kadaluwarsa.

Sehingga dapat bertindak lanjut dengan memusnahkan atau mendokumentasikan arsip tersebut ke dalam dokumen pasif. 

Tahap disposisi 

Tahap ini berkaitan dengan keberadaan arsip elektronik yang telah dibuka untuk memastikan apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan. 

Referensi:

• Imasita, Andi Gunawan, dkk. 2021. Electronic Filing System. Makassar: Unhas Press. 
• Rosalin, Sovia, dkk. 2022. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi. Malang: UB Press.