Kegiatan Penyusutan Arsip

KOMPAS.com- Penyusutan arsip berdasarkan UU Kearsipan No 43 Tahun 2009 adalah pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip dilakukan dengan berbagai cara antara lain: 

Pemindahan arsip 

Pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit kerja kepada unit sentral arsip.

Cara pemindahannya adalah: 

• Petugas membuat berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang akan diserahkan. 
• Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. 

Baca juga: Faktor-Faktor yang Merusak Arsip

Penyerahan arsip 

Jika sudah sampai pada waktunya, arsip akan dimusnahkan, yang tidak dimusnahkan hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional.

Arsip itu diserahkan kepada arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. 

Arsip tersebut merupakan arsip statis.

Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke arsip nasional ditetapkan dalam PP Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip yang dapat dilihat di bawah ini. 

• Arsip yang disimpan oleh lembaga negara atau badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada arsip nasional pusat.
• Arsip yang disimpan oleh badan nasional daerah harus diserahkan kepada arsip nasional daerah. 

Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud di atas dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam 10 tahun.

Serta dilaksanakan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsip dari arsip yang diserahkan. 

Baca juga: Karakteristik Arsip Elektronik

Pemusnahan arsip 

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan.

Atau tindakan penghancuran secara fisik yang dilakukan secara total sehingga identitas nya hilang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan bisa dilakukan oleh unit kearsipan.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: 

• Pembakaran arsip
• Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
• Penghancuran dengan menggunakan bahan kimia

Referensi:

• Rusidi. 2019. Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Yogyakarta: CV Budi Utama. 
• Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.