Langkah Penanganan Surat Masuk Buku Agenda

KOMPAS.com- Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.

Surat tersebut memerlukan penanganan yang baik, agar hubungan dengan relasi juga baik karena mendapat pelayanan yang baik dari kita termasuk dalam hubungan korespondensi.

Dalam penanganannya surat masuk dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Sistem buku agenda adalah sistem penanganan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana memproses surat.

Pada pola sentralisasi sistem buku agenda, penanganan surat masuk dilakukan melalui satu pintu, yaitu dari dan kembali ke bagian tata usaha.

Dalam hal ini terbagi menjadi enam langkah penangan surat masuk buku agenda, yaitu:

Penerimaan surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oeh pihak-pihak yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis.

Dengan demikian, apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering menerima surat.

Kegiatan penerimaan surat masuk meliputi:

• Pengumpulan surat masuk
• Penghitungan jumlah surat masuk
• Pemeriksaan ketepatan alamat si pengirim
• Pengelompokkan surat/dokumen berdasarkan jenisnya
• Penandatanganan dan pemberian stemple pada bukti pengiriman sebagai bukti bahwa surat/dokumen telah diterima.
• Membuka dan memeriksa keakuratan surel yang diterima melalui pengindentifikasian lampiran surel sesuai prosedur perusahaan.
• Surat elektronik /e-mail dibuka dan diperiksa keakuratannya

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Resmi

Penyortiran surat

Setelah surat diterima oleh resepsionis, selanjutnya diproses untuk dicatat dan disortir.

Ada dua pola penyortiran surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan dan penyortiran dengan melihat ciri khusus pada bagian amplop.

Kegiatan penyortiran surat masuk meliputi:

• Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi
• Menggolongkan surat dinas berdasarkan tiga kategori, yaitu surat rahasia, surat penting, dan surat biasa.

Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun.

Pencatatan ini juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Setelah dicatat, petugas membubuhkan stampel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.