Kepemimpinan dan Komunikasi di Masa Krisis Covid-19

Sebagai pemimpin yang menghadapi krisis, tujuan komunikasi terpenting adalah melakukan hal berikut:

• Bagikan informasi penting tentang masalah dan bahaya spesifik yang dihadapi audiens.
• Memberikan kepastian dan mengatakan apa yang telah dilakukan.
• Memberikan fakta konkret dan meyakinkan audiens bahwa pihak berwenang melakukan segala kemungkinan untuk mengumpulkan informasi yang dapat diandalkan dan diinformasikan segera setelah informasi terkumpul.
• Pastikan mengkoordinasikan komunikasi lokal dengan otoritas nasional dan regional untuk memastikan informasi akurat, tidak memberikan pesan yang menyesatkan, membingungkan, atau usang.
• Memberitahu dan memberikan panduan yang harus dilakukan audiens untuk menanggapi tantangan tertentu.
• Menjawab pertanyaan tentang kekhawatiran audiens dengan jawaban konkret dan tindakan spesifik yang dapat dilakukan.
• Berempatilah, menunjukkan bahwa peduli tentang situasi dan memahami apa yang sedang terjadi. Empati adalah kemampuan mengidentifikasi dan memahami perasaan atau kesulitan orang lain. Mengakui dan menanggapi (dalam kata-kata, gerakan, dan tindakan) emosi yang orang ungkapkan seperti kecemasan, ketakutan, kemarahan, dan ketidakberdayaan;
• Menunjukkan simpati. Simpati adalah perasaan atau ungkapan kasihan atau dukacita karena rasa sakit / meninggal atau penderitaan orang lain;
• Mengetahui terlebih dahulu bagaimana memfokuskan komunikasi tetap di jalurnya sesuai tujuan utama;
• Mengetahui audiens tentang siapa mereka, apa yang paling mereka pedulikan dan mengapa, serta memiliki tujuan komunikasi yang jelas, akan membantu membentuk pesan kunci yang efektif.

Jadi ketika berkomunikasi dengan publik selama krisis, harus selalu bertujuan untuk menjadi akurat, kredibel, bersedia dan mampu memperbaiki misinformasi dan menghilangkan rumor, konsisten, relevan, sering, siap untuk merespons, tepat waktu (berarti dijadwalkan secara teratur).

Pesan kunci

Menyampaikan pesan yang jelas dan konsisten untuk mengatasi masalah adalah sangat penting dalam komunikasi yang efektif.

Selama krisis dan keadaan darurat, permintaan respons cepat terhadap situasi yang tak terduga dan tidak pasti, lebih mudah dikatakan daripada dilakukan.

Sangat penting diketahui bahwa yang membuat orang panik bukanlah berita buruk, tetapi pesan yang bertentangan oleh mereka yang berkuasa.

Contoh pesan kunci yang disesuaikan dengan tujuan komunikasi yang spesifik adalah bagaimana warga tahu cara merespon selama pandemi influenza.

Pesan utamanya adalah bagaimana membantu mengurangi penyebaran influenza kepada orang lain dengan mengambil tindakan pencegahan, yaitu cucilah tangan sesering mungkin, tutupi bersin dan batuk, jika sakit memakai masker di hadapan orang lain, hindari pertemuan publik, jaga jarak.

Pastikan tidak memberi pesan yang bertentangan yaitu memastikan semua komunikasi berjalan melalui Koordinator komunikasi yang ditunjuk.

Koordinator komunikasi harus memastikan bahwa rantai komando diikuti dan informasi yang sesuai disampaikan kepada masyarakat secara tepat waktu dan konsisten

Dalam krisis, harus mengembangkan dan menyampaikan pesan penting yang membantu terpenuhinya tujuan komunikasi.

Pesan kunci mengartikulasikan informasi yang paling penting dan menyampaikan apa yang mendesak untuk diketahui atau dilakukan pada waktu tertentu. Membantu publik bergerak maju melalui krisis.

Ingat bahwa selama krisis kecemasan atau ketakutan dapat membuat lebih sulit bagi orang untuk memproses (mendengar dan menafsirkan) informasi dibanding saat situasi normal.

Jumlah informasi yang disampaikan harus ringkas dan terbatas pada informasi yang paling penting. Ahli krisis komunikasi menyarankan untuk membatasi pesan yang paling penting, untuk memastikan audiens mengingat.

Selama masa krisis, terutama ketika takut dan desas-desus mempengaruhi pemahaman dan kepercayaan orang, penting untuk tetap pada pesan.

Dengan kata lain, komunikator harus tetap fokus pada pesan kunci dan menyatakan sejelas mungkin pada awal (misalnya awal wawancara atau konferensi pers), tengah, dan akhir komunikasi. Kembali ke poinnya sesering mungkin.

Mengapa komunikasi selama krisis atau darurat penting?

Masyarakat berharap untuk mendengar dari para pemimpin mereka pada saat krisis. Mereka ingin tahu apakah aman dan apa yang sedang dilakukan untuk melindungi mereka.

Berbagi informasi secara tepat waktu dan akurat dapat membantu menghilangkan rumor dan kesalahpahaman yang dapat mengakibatkan ketakutan, panik, kecurigaan, atau ketidakpedulian. Ketika informasi yang benar disebarluaskan dengan cepat, dapat mengurangi penderitaan dan kematian.

Berkomunikasi secara tepat, transparan, dan kredibel selama situasi krisis adalah keterampilan utama kepemimpinan. Perlu diingat bahwa berkomunikasi selama krisis dan keadaan darurat berbeda dengan berkomunikasi selama kondisi normal.

Hal ini membuat komunikasi saat masa krisis merupakan bagian penting dari pendekatan kepemimpinan secara keseluruhan untuk mengatasi masalah khususnya pandemi Covid-19.

Selama krisis, kejadian tak terduga dan tidak biasa, atau situasi yang tidak stabil dan berbahaya dapat membawa perubahan mendadak. Tantangan yang mungkin dihadapi selama pandemi adalah situasi yang parah tidak terbayangkan.

Memahami pola krisis dapat membantu pelaku komunikasi mengantisipasi kebutuhan informasi masyarakat, pemangku kepentingan, dan media.

Dra Paula Tjatoerwidya Anggarina, MM
Kepala Hubungan Masyarakat dan dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Tarumanagara