KOMPAS.com - Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.
Dilansir dari buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas (2021) oleh Ruslan, surat resmi merupakan surat untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi.
Surat resmi ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti bahan baku, isi surat yang jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat.
Baca juga: Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis
Beberapa fungsi surat resmi, yaitu:
Disadur dari situs resmi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, susunan format surat resmi yaitu:
Kepala surat memuat lambang instansi, nama instansi, alamat, kode pos, telepon, faksimile, laman, dan ditutup dengan garis tebal tunggal.
Baca juga: Pengertian Surat Kabar, Ciri-ciri dan Perannya
Nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu.
Pada bagian ini akan memberitahukan kapan surat dibuat untuk pihak penerima.
Dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi apabila memungkinkan ada dokumen tersebut.
Alamat tujuan harus ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian sampul surat ditulis secara lengkap.
Kata pembuka dalam surat yang umumnya dituliskan secara baku dan formal dengan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dimengerti.
Baca juga: Isi Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya
Isi surat bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju oleh pihak pengirim ke pihak penerima. Bahasa isi surat harus tepat dan benar. Terdiri dari pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup.
Merupakan tanda komunikasi melalui surat. Penutup surat dinas ditulis dengan ketentuan:
Berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut.
Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.