Kegiatan pencatatan surat meliputi:
Baca juga: Pengertian Surat Kabar, Ciri-ciri dan Perannya
Pengarahan surat dilakukan dengan menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pemimpin karena pemimpinlah yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pemimpin dapat menuliskan intruksinya dalam lembar disposisi, serta menuliskan nama pihak yang harus memproses surat tersebut.
Jika pemimpin sudah menuliskan intruksinya di lembar disposisi, surat beserta disposisinya kemudian diserahkan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya tertulis dalam lembar disposisi.
Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi inter.
Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata saha/sekretariat untuk disimpan/dirsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
Antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, dan sistem nomor.
Referensi:
Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.