Cara Penulisan Permintaan Pesan Rutin dan Positif

KOMPAS.com - Pesan rutin dan pesan positif memiliki pola yang sama dengan pendekatan langsung atau deduktif.

Pesan ini banyak digemari dan diminati pembaca karena berisi informasi yang diperlukan untuk kegiatan bisnis sehari-hari. Pesan rutin ini tidak memerlukan suatu hal khusus tetapi mulai dari ide pokok, diikuti penjelasannya harus jelas dan rinci. 

Pesan rutin memiliki keunggulan dibandingkan pesan yang lainnya. Pesan rutin bisa meningkatkan secara keseluruhan saat pertama kali membaca. Pesan ini juga menghemat waktu karena isi pokok pesan langsung bisa ditangkap pembaca. 

Dalam buku Komunikasi Bisnis (2011) oleh Djoko Purwanto, pesan rutin terdiri atas tiga bagian pembuka, isi, dan penutup.

Baca juga: Penulisan Pesan Persuasif dalam Bisnis

Pembuka berisi pernyataan ide pokok, kemudian isi mengenai penjelasan rinci pesan rutin. Sedangkan, penutup berisi mengingatkan pemikiran penutup berorientasi ke depan. 

Strategi permintaan

Berikut strategi permintaan rutin dan penulisan pesan positif, yaitu: 

Strategi permintaan pesan rutin  

Dalam membuat pesan rutin, mulai dengan ungkapan yang tegas. Awalan menggunakan bahasa yang spesifik sehingga pembaca bisa langsung mengetahui maksud pesannya.

Selanjutnya, buatlah isi yang menjelaskan secara rinci keperluan adanya pesan ini. Bagian isi ini juga bisa diberikan kata-kata yang menarik. Kemudian, bagian akhir pesan berisi apresiasi dan tindakan khusus yang akan dilakukan. 

Strategi Penulisan Pesan Positif

Dalam penulisan pesan positif tidak jauh berbeda dengan pesan rutin yang terdiri atas tiga bagian. Pembuka berisikan ide pokok yang jelas dengan pendekatan langsung.

Isi juga dibuat secara inci sehingga mengekspresikan semua isi surat dan mudah dipahami. Pada bagian penutup berisikan kesan menyenangkan saat menerima pesan positif. 

Baca juga: Manajemen Bisnis: Pengertian, dan Fungsi

Macam-macam pesan positif 

Pesan positif terbagi menjadi: 

• Pesan positif mengenai pekerjaan 

Pesan positif mengenai pekerjaan ini biasanya berisikan perihal pemilihan orang-orang yang tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Isi pesan positif mengenai pekerjaan yaitu kabar baik, artinya sesuatu yang menyenangkan dengan kabar gembira bagi pembacanya. 

• Pesan postif mengenai produk 

Pesan positif mengenai produk ini biasanya mengenai penetapan harga produk yang kompetitif dan berkualitas. Biasanya pesan ini berkaitan dengan pemberian diskon harga produk, jaminan layanan, jaminan harga, retur apabila produk rusak, dan masih banyak lagi. 

Menulis jawaban positif 

Beberapa jenis menulis jawaban positif, yakni: 

• Surat konfirmasi pesanan 

Surat ini biasanya berisikan konfrimasi pembeli atas produk yang dibelinya sudah diterima dengan keadaan selamat dan sesuai dengan yang diinginkan.

Konfirmasi ini penting karena dengan begitu bisa terbentuk simbiosis mutualisme antara penjual dan pembeli.

Penjual bisa kembali memasarkan produknya dengan percaya diri dan pembeli bisa memakai produk tersebut sesuai dengan ekpetasinya. 

• Menjawab permintaan konfirmasi  

Pesan ini biasanya berisikan permintaan mengenai pendapat orang lain terhadap produk. Permintaan seorang pembeli ini bukan pekerjaan yang mudah karena harus memahami sebelum melakukan tindakan. 

Baca juga: Laporan Bisnis: Definisi dan Jenis-Jenisnya

Menangani permintaan kredit rutin  

Kredit merupakan kepercayaan seseorang yang diberikan ke nasabah yang berkaitan dengan uang. Dalam permintaan ini memiliki dua sifat, yaitu: 

• Persetujuan kredit

Memberikan kabar baik dengan pemberian kredit ke nasabah tersebut. Dalam pemberian kredit ini berhubugan dengan notaris dan beberaa platfon tertentu. Dokumen yang digunakan pun harus benar-benar dicek. 

• Memberikan referensi kredit 

Dalam bab ini diberikan terminal komputer yang bisa berhubungan dengan kantor cabang sehingga bisa memberikan pelayanan secara online. Ada beberapa kredit yang diberikan tanpa adanya surat rekomendasi tetapi apabila nilainya tinggi harus menggunakan surat rekomendasi.