Surat Penawaran: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, dan Strukturnya

KOMPAS.com - Surat penawaran biasanya digunakan oleh penjual untuk memperkenalkan barang atau jasanya kepada calon pembeli. Namun, surat penawaran juga bisa dibuat karena adanya permintaan dari calon pembeli.

Surat penawaran mempermudah penjual untuk memperkenalkan produknya kepada calon pembeli, khususnya produk yang masih belum banyak dikenal publik.

Tahukah kamu apa itu surat penawaran?

Pengertian surat penawaran

Menurut A. Fauzi dalam buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007), surat penawaran dapat juga disebut sebagai offering letter.

Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat yang memuat informasi khusus tentang barang atau jasa. Tujuannya untuk menarik minat pembaca atau calon pembeli terhadap produk yang sedang ditawarkan.

Umumnya surat penawaran digunakan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim calon pembeli. Namun, penjual juga bisa menggunakan surat penawaran sebagai sarana untuk mempromosikan produknya kepada calon pembeli.

Dalam buku Terampil Berekspresi karya JS. Kamdhi, disebutkan jika dasar penulisan dalam surat penawaran mencakup surat permintaan, iklan ataupun relasi.

Baca juga: Surat Undangan: Pengertian dan Jenisnya

Fungsi surat penawaran

Mengutip dari buku Korespondensi (2018), karya Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati, surat penawaran memiliki peranan yang sangat penting dalam dunia bisnis atau perdagangan.

Keberhasilan perusahaan dapat dikatakan bergantung pada cara perusahaan menawarkan produknya. Jika penawaran yang diajukan tidak sesuai dengan keadaan konsumen, hal ini akan sangat berpengaruh pada keberhasilan perusahaan tersebut.

Lalu, apa saja fungsi atau peranan dari surat penawaran? Berikut penjelasannya:

1. Untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada publik, khususnya ke pihak yang sudah ditargetkan.
2. Untuk meningkatkan pemasaran produk ke publik.
3. Untuk membuka atau memperluas peluang pemasaran produk.
4. Untuk mempertahankan relasi bisnis atau usaha agar tidak terputus.

Ciri-ciri surat penawaran

Surat penawaran bersifat persuasif dibuat agar orang yang kita kirimi surat tertarik dengan apa yang kita tawarkan.

Surat penawaran memiliki tiga ciri utama, yaitu:

1. Surat penawaran dibuat dalam bentuk formal dengan mencantumkan kop surat dan alamatnya.
2. Surat penawaran memuat informasi penting terkait produk sekaligus dengan rincian harganya.
3. Surat penawaran akan dibuat serapi dan semenarik mungkin agar calon konsumen lebih mudah dalam memahaminya.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Isi surat penawaran

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, keberhasilan perusahaan sangat bergantung pada caranya menawarkan produk. Maka dari itu, perusahaan harus pandai dan cermat dalam membuat surat penawaran.

Ada delapan hal yang harus termuat dalam isi surat penawaran, yaitu:

1. Menyebutkan identitas produk, seperti nama dan jenisnya.
2. Kualitas produk yang ditawarkan. Misalnya jika menawarkan jasa, bisa diberikan review atau penilaian konsumen.
3. Harga produk yang ditawarkan. Contohnya perusahaan menawarkan produk elektronik, maka perusahaan harus menyebutkan kisaran harga yang ditawarkan.
4. Cara pembayaran produk, seperti langsung lunas atau bisa diangsur.
5. Cara penyerahan produk, misalnya dengan diantar langsung atau lain sebagainya.
6. Potongan harga. Hal ini akan menjadi salah satu pertimbangan calon konsumen sebelum membeli produk.
7. Sifat penawaran. Contohnya bebas atau terikat. Bebas berarti jika ada perubahan harga, konsumen tidak perlu diberi tahu. Terikat berarti jika ada perubahan harga, konsumen perlu diberi tahu.
8. Berbagai kemudahan yang ditawarkan. Misalnya ada atau tidaknya garansi, service, dan lain sebagainya.

Struktur surat penawaran

Secara garis besar, struktur atau susunan surat penawaran dibagi menjadi tiga alinea. Namun, hal ini dapat berubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Bagaimana struktur surat penawaran?

• Alinea pertama

Alinea ini harus memuat identitas produk, kualitasnya, harga yang ditawarkan serta keterangan lain yang dianggap perlu untuk dituliskan. 

Apabila surat penawaran yang dibuat merupakan bentuk balasan dari surat permintaan penawaran, maka pembuatannya harus dihubungkan sebagai balasan. Caranya adalah dengan merujuk tanggal serta nomor suratnya.

• Alinea kedua

Alinea ini harus memuat cara pembayaran, cara penyerahan, cara pengepakan produk serta potongan harga yang akan diberikan. Informasi pada alinea kedua bisa ditambah dengan keterangan lain yang dianggap perlu.

• Alinea ketiga

Alinea ini harus memuat harapan serta ucapan terima kasih kepada calon konsumen atau pembeli. 

Kunci utama dalam penyusunan surat penawaran ialah pada penggunaan bahasa yang dapat menarik perhatian calon konsumen. Gunakan bahasa yang membuat calon konsumen termotivasi untuk membeli atau menggunakan produk tersebut.