Surat Undangan: Pengertian dan Jenisnya

KOMPAS.com - Surat undangan merupakan surat yang ditulis untuk mengundang orang ke acara tertentu. Bisa berupa formal maupun informal.

Surat undangan dapat ditulis individu atau organisasi. Tujuan surat undangan untuk mengatur jumlah posisi para tamu beberapa hari sebelum tanggal acara.

Dalam buku Pedoman Surat-Menyurat (1985) oleh Maman Sumantri dan kawan-kawan, surat undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta pihak lain untuk datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.

Surat undangan biasanya dibuat dalam jumlah banyak. Proses pembuatannya dapat dikerjakan dengan cara distensil. Sehingga pihak yang membuat undangan cukup menuliskan alamat orang atau pihak yang dituju.

Mengingat jumlah undangan yang banyak, penandatanagan surat undangan seperti itu dapat dikerjakan dengan cap tangan. Sehingga mempercepat pembuatan undangan.

Baca juga: Struktur Fisik Puisi Karawang Bekasi dan Surat dari Ibu

Jenis-jenis surat undangan

Berdasarkan buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007) oleh A Fauzi, dilihat dari fungsinya ada tiga jenis surat undangan, sebagai berikut:

• Surat undangan pribadi (tidak resmi)

Surat undangan pribadi adalah surat permohonan untuk menghadiri acara kekerabatan atau perhelatan keluarga. Misalnya undangan khitanan, pesta ulang tahun, pernikahan, dan lainnya.

Surat undangan pribadi, biasanya mengatasnamakan perorangan yang ditujukan kepada perorangan untuk kepentingan perorangan.

• Surat undangan setengah resmi

Surat undangan setengah resmi merupakan undangan yang mengatasnamakan perorangan yang ditujukan ke perorangan maupun instansi atau organisasi.

Contoh undangan setengah resmi, seperti undangan rapat keluarga, syukuran, rapat RT atau rapat pemuda, dan lainnya.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

• Surat undangan resmi

Surat undangan resmi yaitu undangan yang diselenggarakanan antar-instansi atau organisasi untuk kepentingan dinas. Sifat undangan resmi yaitu untuk kepentingan hubungan kedinasan atau bisnis.

Contoh undangan resmi, yakni surat undangan rapat umum pemegang saham, pertemuan, bisnis, undangan dinas, dan lainnya.

Tidak seperti undangan pribadi, surat undangan resmi harus mencantumkan kepala surat, nomor surat, dan tujuan undangan. Nama badan atau perseorangan yang mendapat undangan juga harus disebutnkan.

Dalam surat undangan resmi, nama orang yang bertanggung jawab atas surat undangan resmi harus dicantumkan lengkap dengan jabatannya.

Hal tersebut penting, karena nama dan jabatan mengimplikasikan seberapa penting pertemuan yang akan dilangsungkan.

Baca juga: Surat Lamaran Pekerjaan: Isi, Unsur Kebahasaan, dan Sistematika

Selain itu, untuk surat undangan resmi harus membubuhi cap atau stempel dari instansi yang bersangkutan sesuai kedudukan pejabat yang berwenang dalam instansinya.

Tips menulis surat undangan

Berikut tips menulis surat undangan yang benar:

1. Harus menyertakan alamat, tanggal, dan waktu acara di sisi kiri surat tersebut.
2. Pastikan untuk menyebutkan salam di awal dan tanda tangan di akhir surat.
3. Menulis surat yang benar dan ringkas secara tata bahasa
4. Menunjukkan apakah surat tersebut formal atau informal.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan, yakni:

1. Bahasa yang digunakan sopan
2. Maksud undangan jelas, termasuk tempat, waktu, dan bentuk acaranya
3. Identitas pengundang dicantumkan dengan jelas, beserta orang-orang yang mengundang

Baca juga: Contoh Surat Pribadi untuk Sahabat, Guru, Orang Tua, dan Teman Sekelas