Langkah Penanganan Surat Keluar Buku Agenda 

Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai di ketik dengan rapi, pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. 

Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, diberi cap atau stampel sebagai tanda keabsahan surat.

Surat yang tidak ada cap dinas atau stampel akan dilakukan keabsahan. 

Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

Sementara itu, tembusannya atau lembar kedua disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat karena disimpan dalam map atau folder. 

Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke sampul yang telah disediakan dan di rekatkan dengan lem secara rapi.

Jangan lupa gunakan kop surat dalam sampul surat. 

Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan melalui empat cara yaitu melalui kurir, melalui pos, melalui perusahaan jasa pengiriman, melalui mesin faksimile dan melalui surel (email).

Referensi:

• Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 
• Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.