Langkah Penanganan Surat Keluar Buku Agenda 

KOMPAS.com - Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok, maupun suatu lembaga. 

Surat yang baik dapat memberikan citra yang baik pula bagi si pembuatnya. 

Berikut langkah-langkah penanganan surat keluar buku agenda, yaitu:

Pembuatan konsep surat 

Pembuatan surat dimulai dengan pembuatan konsep secara tertulis di atas kertas.

Pembuatan konsep secara manual bertujuan menghindari kesalahan pengetikan yang seringkali terjadi saat mengetik surat tanpa konsep.

Saat ini, kegiatan pengetikan surat sudah menggunakan media yang lebih canggih, seperti komputer dan laptop, sehingga kegiatan pengetikan dan pembuatan surat menjadi lebih mudah.

Pembuatan konsep dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 

• Sentralisasi adalah dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan. 
• Desentralisasi merupakan dibuat oleh suatu unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing. 

Pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh dua pihak yaitu atasan atau pemimpin dan orang yang ditunjuk atau konseptor. 

Baca juga: Langkah Penanganan Surat Masuk Buku Agenda

Persetujuan konsep surat 

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pemimpin.

Dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat sudah sesuai atau perlu diperbaiki jika konsep sudah mendapat persetujuan, makan pihak yang berwenang akan memberi tanda tangan pada konsep tersebut. 

Pencatatan konsep surat 

Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pemimpin dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan.

Hal ini bertujuan mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. 

Pengetikan konsep surat 

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pemimpin dan mempunyai nomor surat, dapat diserahkan kepada juru tik untuk ditik dengan rapi.

Jangan lupa untuk membuat sampul surat yang akan digunakan. 

Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di cetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekalipun. 

Baca juga: Jenis-jenis Surat Dinas berdasarkan Keamanan, Penyelesaian, Tujuan, dan Fungsinya

Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai di ketik dengan rapi, pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. 

Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, diberi cap atau stampel sebagai tanda keabsahan surat.

Surat yang tidak ada cap dinas atau stampel akan dilakukan keabsahan. 

Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

Sementara itu, tembusannya atau lembar kedua disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat karena disimpan dalam map atau folder. 

Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke sampul yang telah disediakan dan di rekatkan dengan lem secara rapi.

Jangan lupa gunakan kop surat dalam sampul surat. 

Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan melalui empat cara yaitu melalui kurir, melalui pos, melalui perusahaan jasa pengiriman, melalui mesin faksimile dan melalui surel (email).

Referensi:

• Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 
• Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.