Oleh: Diana Oktaviani, Guru SMPN 1Bangkinang Kota, Kabupaten Kampar, Riau
KOMPAS.com - Kata dinas merujuk pada kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu atau segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan (pemerintah), bukan swasta. Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.
Surat dinas ini dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada perorangan atau lembaga. Isi dalam surat dinas bersifat resmi berkaitan dengan topik kedinasan.
Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Baca juga: Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya
Dilansir dari buku Ejaan Bahasa Indoensia dalam Surat Dinas (2021) oleh Ruslan, berikut struktur surat dinas yang perlu diketahui sebelum membuat surat dinas, yaitu:
Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.
Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.
Contoh : 22 April 2022
Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara singkat. Perihal berupa frasa yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.
Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.
Contoh:
No: 421/SMPN.01- Bkn Kota/2022/ 300
Baca juga: Bagian-Bagian Surat Undangan dan Contohnya
Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka. Misalnya:
Lampiran: Satu lembar
Penulisan alat tujuan sudat didahului dengan frasa yang terhormat atau disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.