5 Fungsi Surat dan Penjelasannya

KOMPAS.com – Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi manusia melalui tulisan. Surat digunakan secara luas baik yang bersifat pribadi maupun formal. Dalam penggunaannya, surat memiliki lima buah fungsi.

Menurut Djanewai dalam buku Surat Menyurat I, II (1994) lima fungsi surat adalah sebagai alat dokumentasi tertulis, sebagai duta institusi dan duta penulisan, sebagai medium komunikasi dan interaksi, sebagai otak tata usaha dalam perkantoran, dan barometer kemajuan institusi.

Surat sebagai alat dokumentasi tertulis

Surat adalah alat dokumentasi tertulis yang menjadi sumber informasi. Jika komunikasi lisan harus direkam untuk didokumentasikan, surat secara otomatis mendokumentasikan dirinya sendiri.

Dalam surat juga terdapat tanggal, pengirim, penerima, juga isi yang memberikan informasi rinci. Surat sebagai alat dokumentasi tertulis dapat digunakan sebagai pengingat, bukti, jaminan, ataupun alat pengikat yang bisa dibutuhkan di kemudian hari.

Baca juga: Contoh Penulisan Salam Pembuka Pada Surat

Surat sebagai duta institusi dan duta penulisan

Vidya Octa Sari dalam jurnal berjudul Keterampilan Menulis Surat yang Baik dan Benar (2018) menyebutkan surat sebagai wakil penulis, artinya penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju.

Sehingga surat dapat disebut sebagai duta instansi dan duta penulisan. Di mana surat mewakili instansi pengirimnya, menyampaikan apa yang ingin disampaikan instansi tersebut pada penerima, dan mencerminkan kondisi internal instansi tersebut.

Surat sebagai medium komunikasi dan interaksi

Y. S. Marjo dalam buku Surat-surat Lengkap (2000), menyebutkan surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain.

Hal tersebut membuat surat sebagai medium komunikasi dan interaksi. Surat membuat manusia yang berjauhan dapat berkomunikasi dan berinteraksi walaupun tidak saling bertemu, mereka tetap bisa bertukar informasi.

Surat sebagai otak tata usaha dalam perkantoran

Suratmenyurat merupakan suatu hal yang penting dalam perkantoran. Surat disebut sebagai otak tata usaha karena surat mengatur tata kelola perkantora.

Misalnya surat perjanjian kerja, surat jaminan kerja, surat undangan rapat, surat tugas, surat perizinan, hingga surat kepemilikan aset.

Surat-surat tersebut dibuat secara berkesinambunga, di mana surat yang satu harus sesuai dengan surat yang lain. Sehingga tata usaha perkantoran menjadi terorgnisir dan rapi.

Baca juga: Contoh Surat Tuntutan Pidana

Surat sebagai barometer kemajuan institusi

Surat dapat disebut sebagai barometer atau tolak ukur kemajuan suatu institusi. Semakin maju suatu perusahaan, maka akan semakin bagus surat yang dibuatnya.

Akan semakin banyak pula surat yang ada mencerminkan banyaknya komunikasi baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal.

Komunikasi yang baik mencerminkan hubungan kerjasama yang baik pula. Sehingga smakin baik hubungan kerja sama, maka semakin maju institusi tersebut.