Ciri-ciri Surat Dinas dan Strukturnya

Oleh: Diana Oktaviani, Guru SMPN 1Bangkinang Kota, Kabupaten Kampar, Riau

KOMPAS.com - Kata dinas merujuk pada kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu atau segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan (pemerintah), bukan swasta. Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.

Surat dinas ini dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada perorangan atau lembaga. Isi dalam surat dinas bersifat resmi berkaitan dengan topik kedinasan.

Ciri-ciri surat dinas

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Terdapat kop surat atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
• Terdapat nomor surat dan lampiran.
• Adanya salam pembuka dan salam penutup.
• Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
• Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.

Baca juga: Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan dan Contohnya

Struktur surat dinas

Dilansir dari buku Ejaan Bahasa Indoensia dalam Surat Dinas (2021) oleh Ruslan, berikut struktur surat dinas yang perlu diketahui sebelum membuat surat dinas, yaitu: 

Kop surat atau kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

Tanggal surat

Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.

Contoh : 22 April 2022

Hal atau perihal surat

Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara singkat. Perihal berupa frasa yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.

Nomor surat

Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.

Contoh:

No: 421/SMPN.01- Bkn Kota/2022/ 300

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Undangan dan Contohnya

Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka. Misalnya:

Lampiran: Satu lembar

Alamat tujuan surat 

Penulisan alat tujuan sudat didahului dengan frasa yang terhormat atau disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju. 

Singkatan YTH. ditulis di bawah kata hal. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di. 

Misalnya: 

Yth. Agus WIcaksono
Jalan Sumberejo No 609
Surabaya

Isi surat 

Terdapat beberapa bagian dalam isi surta, yakni: 

• Pendahuluan 

Kata ganti yang digunakan untuk mewakili penulis dalam surat dinas adalah kata ganti orang pertama, biasanya "kami".

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis ingkat dan jelas. Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. 

• Isi pokok 

Isi pokok merupkaan uraian inti surat dinas. 

• Kalimat penutup 

Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas. 

Baca juga: Fungsi Surat Kabar atau Koran sebagai Media Massa

Penutup surat 

Penutup surat dinas ditulis dengan ketentuan: 

• Huruf kapital digunakan untuk penulisan nama jabatan dan diakhiri tanda baca koma. 
• Nama pejabat ditulis di bawah nama jabatan, tanpa diapit tanda kurung atau garis bawah 
• Tanda tangan berada di anatra nama jabatan dan nama pejabat 
• Cap dinas menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat 

Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut.

Pihak-pihak yang diberi tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan, yaitu dari yang memiliki jabatan tertinggi.