Notulen: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Susunan, dan Contohnya

KOMPAS.com - Dalam suatu rapat atau sidang biasanya akan ditulis berita acara berupa notulen.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicaran dan diputuskan di dalamnya.

Notulen adalah catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan.

Notulen juga bisa diartikan sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi. 

Dilansir dari Thought Co, notulen ditulis menyertakan poin-poin kesepakatan dan tidak kesepakan dengan ringkas dan koheren.

Baca juga: Perbedaan Memorandum dengan Surat

Fungsi Notulen

Beberapa fungsi notulen, yaitu:

1. Bukti tertulis berlangsung rapat atau sidang
2. Tolak ukur keberhasilan rapat (apakah tujuan rapat telah dicapai atau belum)
3. Tolak ukur pengambilan tidakan setelah rapat

Tujuan Notulen

Tujuan dari notulen dapat dilihat berikut ini:

• Bukti terlaksanakannya rapat

Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggungjawaban pada ketua atau atasan suatu organisasi. Notulen juga bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam rapat, sehingga bisa mempermudah penyusunan laporan keuangan.

• Sumber informasi rapat yang kredibel

Dilansir dari Resource Centre, notulen merupakan catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat akan tersampaikan dengan faktual pada setiap orangnya.

Notulen juga menjadi sumber informasi jika hasil rapat dibutuhkan dikemudian hari karena akan dibagikan pada seluruh peserta rapat sekitar 1x24 jam setelah rapat berakhir.

Baca juga: Perbedaan Surat Undangan Resmi dan Setengah Resmi Beserta Bagiannya

Dibanding bergantung pada ingatan manusia, notulen jauh lebih terpercaya tanpa ada satupun fakta yang berubah karena lupa maupun adanya kepentingan pribadi.

• Tolak ukur pengambilan keputusan

Notulen yang dilaporkan pada atasan merupakan salah satu pertimbangan pada pengambilan keputusan.

Notulen secara tidak langsung adalah analisis tanggapan yang timbul pada orang-orang yang mengikuti rapat atau sidang terhadap suatu kasus. Hal ini memberikan pertimbangan bagi keputusan yang akan diambil setelahnya.

Susunan Notulensi

Notulen ditulis olah seorang yang dipercaya dan menghadiri rapat tersebut. Notulen ditulis secara real-time seiring dengan berjalannya rapat dan berkonsentrasi pada hasil serta tindakan yang berorientasi pada tujuan rapat.

Berikut adalah susunan penulisan notulensi: