Pengertian dan Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip

KOMPAS.com- Kearsipan merupakan kegiatan yang penting dalam menunjang kegiatan administrasi. Oleh karena itu, arsip harus dijaga dengan baik agar ketika dibutuhkan kemudian hari mudah untuk ditemukan.

Mari kita simak penjelasan pengertian dan manfaat sistem penyimpanan arsip!

Pengertian sistem penyimpanan

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.

Menurut ahli, Sugiarto dan Wahyono pengertian sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan.

Selain itu, penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

Baca juga: Arsip: Pengertian, Karakteristik dan Jenisnya

Manfaat sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa manfaat, yaitu:

• Arsip dapat tertata dengan rapi
• Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan. 
• Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara
• Mudah dalam perawatan
• Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
• Mudah dalam penyusutannya, karena dapat diketahi mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.

Baca juga: Arsip: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Kegunaannya

Contoh arsip dalam kehidupan 

Contoh-contoh arsip, seperti: 

• Arsip keuangan: surat permintaan pembayaran, daftar gaji, dan lain-lain. 
• Arsip kepegawaian: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, absensi pegawai, dan lain-lain. 
• Arsip pemasaran: surat penawaran, daftar harga barang, daftar daerah pemasaran, dan lain-lain. 
• Arsip pendidikan: daftar absen siswa, daftar absen guru, rekapitulasi nilai atau proses belajar mengajar, dan lain-lain. 

Referensi:

• Zulkarnain, Wildan, Raden Bambang Sumarsono. 2015. Manajemen Perkantoran Profesional. Malang: Penerbit Gunung Samudera.
• Hendrawan, Muhammad Rosyihan, Mochamad Chazienul ulum. 2017. Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Malang: UB Press.
• Nurhikmahyanti, Desi. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Sidoarjo: Penerbit Zifatama.