Arsip: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Kegunaannya

KOMPAS.com - Arsip sering dibutuhkan dan dipakai dalam bidang manajemen serta administrasi. Arsip sangatlah penting karena mencakup dokumen atau catatan sejarah.

Untuk arsip atau catatan sejarah penting yang menyangkut kehidupan masyarakat luas, biasanya disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Namun, tidak dipungkiri jika setiap perusahaan atau organisasi juga memiliki serta menyimpan arsipnya.

Apa itu arsip?

Pengertian arsip

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat maupun perseorangan, dalam rangka melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Mengutip dari buku Manajemen Kearsipan (2005) karya Zulkifli Amsyah, dalam bidang manajemen atau administrasi, arsip dapat didefinisikan sebagai bukti atau rekaman aktivitas dan transaksi, mulai dari pembayaran hingga langkah pengambilan keputusan.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen

Fungsi arsip

Dalam buku Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif (2018), S. Nooryani, fungsi arsip dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi substantif dan fungsi fasilitatif.

1. Fungsi substantif
   Merupakan arsip yang berisi kegiatan serta fungsi unik dari tiap organisasi yang mana disesuaikan dengan misi dan tugasnya. Contohnya arsip di perguruan tinggi yang memiliki fungsi substantif dapat berbentuk surat pendidikan kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian masyarakat, dan lain sebagainya.
2. Fungsi fasilitatif
   Merupakan arsip yang berisi kegiatan yang umumnya hampir selalu ada dalam tiap organisasi. Contohnya arsip di perguruan tinggi yang memiliki fungsi fasilitatif dapat berbentuk data keuangan, kepegawaian, perlengkapan dan peralatan, sarana dan prasarana, dan lain-lain.

Jenis arsip

Menurut Sattar dalam buku Manajemen Kearsipan (2019), arsip dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yakni:

• Jenis arsip berdasarkan subyek atau isinya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dibedakan menjadi:

1. Arsip keuangan
   Arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan. Contohnya laporan keuangan, surat penagihan, surat permintaan pembayaran, daftar gaji, dan lain sebagainya.
2. Arsip kepegawaian
   Arsip ini berkaitan dengan masalah kepegawaian atau sumber daya manusia. Contohnya surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, absensi pegawai, kartu pegawai, dan lainnya.
3. Arsip pemasaran
   Arsip ini berhubungan dengan masalah pemasaran suatu organisasi. Contohnya surat pesanan, surat penawaran, daftar harga barang, daftar daerah pemasaran, dan lain-lain.
4. Arsip pendidikan
   Arsip yang berkaitan dengan bidang pendidikan. Contohnya program pengajaran, rekapitulasi pelaksanaan proses belajar mengajar, daftar absen siswa, daftar absen guru, dan lain sebagainya.

Baca juga: Perencanaan Dokumen Presentasi yang Baik

• Jenis arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip dikelompokkan menjadi:

1. Asip berbentuk lembaran
   Arsip ini berbentuk lembaran kertas, yang biasanya sudah diurutkan sesuai dengan periodisasi waktu. Contohnya surat, faktur, kuitansi, skripsi dan lain sebagainya.
2. Arsip tidak berbentuk lembaran
   Arsip ini tidak berbentuk lembaran kertas. Bentuk arsip ini bisa dijadikan cadangan dari arsip berbentuk lembaran. Contohnya disket, pita film, flash disk, cd, dan lain-lain.

• Jenis arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarjan fungsinya, bentuk arsip yaitu: 

1. Arsip dinamis
   Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Merupakan jenis arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan organisasi sehar-hari. Arsip ini ada yang bersifat aktif (sering digunakan), semi aktif (tingkat pengunaannya mulai menurun), inaktif (sudah jarang digunakan).
2. Arsip statis
   Merupakan jenis arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi. Atau kata lainnya, arsip ini hanya digunakan jika diperlukan.

Baca juga: 4 Dokumen HAM di Inggris

• Jenis arsip berdasarkan tingkat penyimpanan serta pemeliharaannya

Arsip berdasarkan tingkat penyimpanannya serta pemeliharannya terbagi dalam: 

1. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia
   Merupakan jenis arsip yang hanya disimpan di Ibu Kota Republik Indonesia. Lebih spesifiknya, arsip tersebut hanya disimpan di Lembaga Kearsipan Nasional atau Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip Nasional di beberapa daerah di Indonesia
   Merupakan jenis arsip yang disimpan di Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, seperti Daerah Istimewa Yogyakarta.
3. Arsip sentral
   Merupakan jenis arsip yang penyimpanannya dilakukan secara terpusat. Sering disebut arsip umum atau makro, karena berasal dari penggabungan arsip unit.
4. Arsip unit
   Merupakan jenis arsip yang penyimpanannya dilakukan di setiap unit dalam organisasi. Sering disebut arsip umum atau mikro, karena hanya disimpan di unit yang bersangkutan.

Baca juga: Unsur-unsur Laporan Keuangan dan Lama Penyimpanan Dokumen Keuangan

Kegunaan arsip

Melansir dari buku Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) karya Mulyadi, arsip memiliki empat kegunaan, yaitu:

1. Sebagai sumber informasi
   Artinya arsip ini berisikan informasi penting menyangkut suatu kegiatan ataupun organisasi. Contohnya arsip surat pertemuan dan surat undangan.
2. Sebagai sumber yuridis
   Artinya arsip ini menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Contohnya surat perjanjian jual beli dan surat hutang.
3. Sebagai sumber sejarah
   Artinya arsip ini memiliki nilai kegunaan sejarah. Contohnya surat serah terima jabatan dan sejarah terbentuknya organisasi atau perusahaan.
4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan
   Artinya arsip ini berisikan informasi tentang ilmu pengetahuan. Contohnya karya penelitian dan laporan hasil uji coba.