Syarat-syarat Rapat yang Baik

KOMPAS.com- Dalam melaksanakan rapat, tentunya acara tersebut diharapkan bisa berlangsung dengan baik.

Agar rapat bisa menghasilkan kesimpulan yang baik, maka perlu dipahami syarat rapat atau kriteria rapat yang baik dalam pelaksanaannya.

Berikut penjelasan mengenai syarat rapat yang baik, yaitu:

• Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun.

Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama tinggi diantara para peserta rapat.

• Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta atau oleh pemimpin rapat harus dihindari.

Hal ini akan mengambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif.

Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

Baca juga: Mengapa dalam Musyawarah Sering Terjadi Perbedaan Pendapat?

• Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat dapat diatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.

Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan dan harus dapat memberikan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

• Bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat

Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta agar mau bereperan aktif dalam pelaksanaan rapat.

Seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

• Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Perdebatan adalah hal yang biasa, namun perdebatan yang berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang.

Rapat pun akan dimonopoli oleh peserta yang berdebat. Oleh karena itu, hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

• Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu.

• Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapt menjadi lebih tertib.

Baca juga: Musyawarah: Arti, Ciri-cirinya dan Manfaat

Referensi:

• Lubis, Gelora Mulia. 2023. Terampil Tugas Kesekretariatan. Bandung: CV Harfa Creative
• Munir, Chairul, Suherni, dkk. 2022. Manajemen Keperawatan. Sumatera Barat: Yayasan Pendidikan Cendekia Muslim Press