Menangani Sesi Tanya Jawab Presentasi dengan Pendekatan Lima Langkah

Langkah ketiga: menyusun kembali pertanyaan

Sebelum menjawab pertanyaan, kita dapat menyusun kembali pertanyaan tersebut. Hal ini dapat memudahkan audiens lain untuk memahami pertanyaan yang tadinya mungkin kurang ia dengarkan.

Selain itu, menyusun kembali pertanyaan juga memberikan kita jeda tambahan untuk menyusun jawaban.

Menyusun kembali pertanyaan berbeda dengan pengulangan. Contohnya apabila ada orang yang bertanya kepada kita sebagai berikut:

“Anda belum menyusun perkiraan biaya yang Anda butuhkan. Apakah perkiraan tersebut tinggi atau rendah?”

Akan menghabiskan banyak waktu untuk mengulang seluruh pertanyaan, sehingga kita dapat mengulang pertanyaan dengan rangkuman kata kunci seperti yang ditunjukkan pada pilihan pernyataan berikut:

• “Anda menanyakan tentang biaya.”
• “Mengenai biaya program saya ...”
• “Biayanya ...”

Selain itu, apabila terdapat audiens yang mengajukan pertanyaan provokatif, kita perlu untuk menetralisasi pertanyaan tersebut.

Perlu diingat, menetralisasi bukan berarti mengubahnya. Mengubah pertanyaan dapat dengan mudah disadari oleh audiens dan membuat kita kehilangan kredibilitas.

Menetralisasi dilakukan dengan mengganti istilah yang keras atau negatif dan menjawab pertanyaan tersebut dengan cara yang sesuai dengan tujuan.

Contohnya, apabila kita mendapati pertanyaan, “Kapan Anda berhenti memukuli teman Anda?” Mencoba menjawab pertanyaan sejenis itu dapat terlihat seperti ada kebenaran di dalamnya.

Kita dapat menyusun kembali pertanyaan tersebut dan mentralisasi jawabannya dengan berkata, “Anda menanyakan tentang hubungan saya dengan teman saya.”

Baca juga: Mengenal Active Listening sebagai Salah Satu Keterampilan Komunikasi

Langkah keempat: menjawab pertanyaan

Mulailah jawaban dengan membuat kontak mata dengan penanya. Kemudian, kita dapat melibatkan audiens lain untuk melakukan kontak mata dengan mereka.

Sembari menyelesaikan jawaban, jangan melihat kembali kepada si penanya. Kita dapat menyelesaikan jawaban sambil melakukan kontak mata dengan audiens lain.

Teknik ini sangat berguna karena jika seorang penanya mengajukan pertanyaan provokatif dan kita memberikan jawaban sambil melakukan kontak mata dengannya, maka ia dapat menganggapnya sebagai undangan untuk membahasanya lebih jauh lagi.

Kemudian, keseluruhan sesi tanya jawab dapat menjadi sebuah acara tanya jawab antara kita dengan seorang penanya tersebut. Si penanya itu pada akhirnya dapat menjadi pengendali acara presentasi kita.

Kita mungkin tidak mempunyai pilihan kecuali terus menjawab pertanyaannya. Serta, seorang penanya tersebut harus sepenuhnya puas dengan presentasi kita. Jika tidak, maka berarti presentasi kita gagal.