Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.

Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. 

Contoh dari penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai kantor cabang di beberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada. 

Baca juga: Wilayah Fungsional: Pengertian dan Karakteristiknya

Sistem nomor (numerical filing system)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode/angka nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri atas:

• Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
• Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri 
• Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan diberbagai kantor atau instansi. Contohnya:

• Rumah sakit: Nomor identitas pasien
• Kantor Pos: Nomor kode pos 
• Bank: Nomor rekening
• Perguruan tinggi: Nomor induk mahasiswa 
• PLN: Nomor rekening listrik

Referensi:

• Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: CV Budi Utama.
• Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
• Sutirman. 2019. Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. Yogyakarta: UNY Press.