Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip

KOMPAS.com- Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi.

Banyak aktivitas yang menyebabkan menumpuknya informasi dalam bentuk dokumen yang ditemukan tiap organisasi.

Ada beberapa sistem penyimpanan asrip atau surat yang banyak digunakan, yaitu:

• Sistem abjad (alphabetical filing system)
• Sistem subjek (subjectical filing system)
• Sistem tanggal (chronological filing system)
• Sistem wilayah (geographical filing system)
• Sistem nomor (numerical filing system)

Berikut penjelasannya:

Sistem abjad (alphabetical filing system)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yag disusun berdasarkan pengelompokan nama orang,badan, atau organisasi. Hal tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. 

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan.

Sistem ini disebut juga sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga, yaitu arsip-arsip yang disimpan kedalam map berdasarkan nama dari anggota keluarga. 

Baca juga: ABC: Cara Membaca Abjad dalam Bahasa Inggris

Sistem subyek (subjectical filing system)

Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah atau subyek pada isi surat.

Isi dokumen atau surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subyek. 

Dalam mengelola arsip pribadi juga dapat menerapkan sistem subyek, misalnya di rumah tangga, ada arsip tentang telepon, listrik, rumah, ijazah, akta kelahiran, belanja dapur, dan sebagainya. 

Sistem tanggal (chronological filing system)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.

Sistem ini sebetulnya sangat sederhana dan mudah, namun sistem ini sering kali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.

Hal ini karena orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Contohnya: Shyldam menyimpan arsip dari PT Warna Agung tertanggal 1 Februari 2018.