Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Sumber Pencatatannya

KOMPAS.com - Catatan keuangan sangat penting bagi kegiatan operasional perusahaan, baik besar maupun kecil.

Karena kondisi keuangan perusahaan harus selalu terpantau dengan jelas, sehingga dapat dijadikan kerangka acuan untuk langkah berikutnya.

Dalam akuntansi, pencatatan keuangan dilakukan menggunakan dua kumpulan catatan transaksi, yang sering disebut buku besar umum (general ledger) dan buku besar pembantu (subsidiary ledger).

Buku besar merupakan rincian catatan keuangan sebuah perusahaan dalam periode tertentu.

Sementara buku besar pembantu adalah perpanjangan buku besar umum, yang mencatat lebih detail dan spesifik mengenai transaksi tertentu.

Baca juga: Pencatatan dalam Buku Besar Pembantu

Dikutip dari buku Mempersiapkan Pengelolaan Buku Besar (2019) karangan Widyawati Budiono, berikut pengertian buku besar pembantu:

Pengertian buku besar pembantu

Buku besar pembantu (subsidiary ledger) adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat perubahan utang atau piutang, dengan memisahkan kreditur maupun debitur yang satu dengan lainnya.

Jenis buku besar ini disebut juga buku tambahan. Sebab buku ini berisikan informasi tambahan, guna menjelaskan secara rinci jumlah utang dan piutang yang telah dicatat dalam buku besar utama.

Pada buku besar pembantu, satu per satu akun dibuat sesuai pihak yang melakukan pembelian serta penjualan kredit.

Pencatatan di buku besar pembantu dilakukan bersamaan dengan pencatatan ke dalam buku jurnal khusus.

Seusai mencatat di buku besar pembantu, selanjutnya adalah pembuatan daftar saldo utang atau piutang.

Total daftar saldo utang atau piutang harus sama dengan saldo yang ada dalam buku besar pembantu utang atau piutang.

Baca juga: Pemindahbukuan dalam Buku Besar Umum

Fungsi buku besar pembantu

Fungsi buku besar pembantu adalah:

1. Mencatat secara rinci agar memudahkan proses penyusunan laporan keuangan, guna meminimalisasi kesalahan pencatatan dalam buku besar umum.
2. Sebagai pembanding dalam ketelitian pencatatan buku besar umum. Sebab buku besar pembantu berisi rincian saldo pada buku besar umum.
3. Mempermudah pencarian informasi mengenai jumlah akun dari pihak terkait.
4. Bisa menjadi bahan pembagian tugas dalam pengerjaan laporan akuntansi keuangan perusahaan.

Jenis buku besar pembantu

Dikutip dari buku Pengantar Akuntansi (2017) karangan Samryn, buku besar pembantu dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

Buku pembantu piutang

Buku besar pembantu piutang berisi kumpulan piutang atau tagihan dari langganan kredit. Terjadi ketika perusahaan menjual barangnya dan melakukan transaksi penjualan secara kredit.

Dalam buku ini juga terdapat rincian data debitur, nominal tagihan, dan cara pembayaran kredit yang dilakukan tiap tanggalnya.

Jenis buku besar ini membutuhkan bukti, seperti faktur penjualan, bukti penerimaan tagihan atau piutang, bukti penerimaan kas, dan nota debit atau kredit.

Baca juga: Penyebab Neraca Saldo tidak Seimbang

Buku besar pembantu utang

Adalah buku yang di dalamnya terdapat simpanan rekaman atas kumpulan akun pihak yang diutangi perusahaan.

Fungsi buku besar pembantu utang adalah mencatat rincian utang dagang perusahaan kepada tiap nama kreditur, serta merinci jumlah yang sudah dicatat dalam saldo buku besar utang.

Data yang diperlukan dalam buku besar utang adalah faktur, bukti pengeluaran, dan nota yang digunakan sebagai bukti atas pengembalian barang yang dibeli secara kredit.

Proses pencatatan transaksi dalam buku besar pembantu dilakukan secara bersamaan dengan pencatatan jurnal.

Sumber pencatatan buku besar pembantu

Sumber data yang digunakan untuk pencatatan ke buku besar pembantu adalah data yang diperoleh dari sumber langsung atau berdasarkan jurnal khusus.

Setelah dicatat dalam jurnal khusus, transaksi tersebut langsung dicatat ke buku besar pembantu.

Baca juga: Jurnal Penyesuaian: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Sumber pencatatan buku besar pembantu mencakup segala jenis bukti transaksi yang terdapat perubahan nominal akun utang dan piutangnya.

Misalnya faktur, nota, bukti penerimaan kas, kuitansi, dan lain sebagainya.

Ada dua metode yang bisa dilakukan untuk memasukkan data sumber pencatatan.

Cara pertama, dengan mencatat dalam buku jurnal umum, lalu dibukukan ke buku besar. Sementara cara kedua, dengan membuat daftar saldonya di tiap akhir periode tertentu. Daftar saldo ini dibuat berdasarkan akun pada buku besar pembantu tersebut.