Tips Menyimpan dan Menata Dokumen Penting

JAKARTA, KOMPAS.com--Dokumen penting haruslah disimpan dengan benar agar tidak mudah hilang, atau terselip, namun mudah ditemukan jika kamu memerlukannya. 

Setiap anggota keluarga akan memiliki satu set dokumen pribadi, sehingga penting untuk memiliki sistem penyimpanan yang dapat dengan mudah ditemukan oleh setiap orang di rumah.

Berikut adalah tips mengatur dan menyimpan dokumen penting seperti dilansir dari Real Living, Selasa (20/7/2021).

1. Gunakan buku transparan

Kamu bisa menggunakan buku transparan dimana dokumen milikmu bisa disisipkan di dalamnya. 

Beri nama anggota keluarga dan kelompokkan setiap dokumen penting sesuai dengan nama pemiliknya.

Kamu juga bisa melabeli buku penyimpanan untuk mengelompokkan surat-surat riwayat kesehatan, slip, kwitansi, sertipikat tanah, surat kendaraan dan lain-lain.

2. Gunakan amplop

Kamu juga bisa menyimpan menggunakan amplop yang bisa dilabeli di bagian depan. Kembali kelompokkan surat dan dokumen penting berdasarkan nama keluarga atau fungsinya. 

Namun, amplop berbahan kertas, bisa saja dimakan rayap atau serangga lainnya.

Sebagai gantinya, pilihlah amplop atau map plastik sehingga tak mudah lubang, ataupun sobek karena terkena air.

3. Memiliki salinan cadangan

Beberapa instansi pemerintah memerlukan fotokopi dokumen resmi untuk aplikasi, jadi buatlah keluarga lebih mudah dengan menyimpan salinannya di amplop terpisah.

Kamu juga bisa mempertimbangkan untuk memindai dokumen dan mengunggahnya di

penyimpanan cloud pribadi (seperti Google Drive, OneDrive, atau iCloud) atau hard drive eksternal.

Hal ini akan berguna jika kamu tidak dapat menyelamatkan dokumen karena keadaan darurat, sehingga saat mengurusnya kembali, kamu bisa melakukannya dengan lebih mudah.

4. Simpan dokumen dalam satu rak atau tas

Simpan dokumen dalam satu rak atau tas, sehingga dalam keadaan darurat, kamu hanya butuh mengambil satu tas saja.

Sebagai alternatif, kamu juga dapat memasukkan dokumen ke dalam tas darurat yang terletak di dekat pintu sehingga kamu bisa dengan mudah mengambilnya saat keluar dalam keadaan darurat.