3 Tips Penting dalam Menangani Sesi Tanya Jawab Presentasi

KOMPAS.com – Dalam buku High Impact Teaching and Presentation Skill: Panduan Praktis Meningkatkan Keahlian Anda Menjadi Pembelajar di Era Virtual (2022) karya Silverius Y. Soeharso & Surjo Sulaksono disebutkan bahwa banyak audiens yang menantikan sesi tanya jawab presentasi.

Terdapat audiens yang enggan untuk mengikuti presentasi yang panjang, tetapi hanya ingin memperoleh jawaban dari pertanyaan yang selama ini mereka pendam. Mereka ingin masalahnya lekas terselesaikan.

Sesi tanya jawab menciptakan kedekatan personal antara presenter dengan audiensnya.

Dilansir dari buku Penuntun 10 Menit: Presentasi Bisnis (2021) karya George J. Kops yang diterjemahkan oleh Niken Hindreswari, terdapat tiga tips penting dalam menangani sesi tanya jawab presentasi sebagai berikut:

Jangan pernah berpura-pura

Persiapan yang cukup serta pendekatan yang efektif terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan memang membuat kita sebagai presenter menjadi bintang pada setiap sesi tanya jawab.

Namun, ada pertanyaan yang mungkin tidak bisa kita jawab. Apabila kita tidak tahu jawabannya, kita harus mengatakan sejujurnya.

Jangan pernah berpura-pura memiliki informasi. Audiens mungkin akan mengetahui apabila jawaban kita tidak benar. Dengan begitu, kredibilitas seluruh presentasi kita akan segera memburuk.

Kita dapat mengatakan kepada audiens bahwa kita memang tidak mengetahui jawabannya, namun kita akan segera mencari jawabannya dan dalam kurun waktu tertentu kita akan menemui penanya untuk memberikan informasi tersebut.

Netralkan pertanyaan yang mengandung permusuhan

Terkadang terdapat audiens yang mencoba menjatuhkan kita dengan mengajukan pertanyaan yang tidak berkaitan dengan pesan utama kita.

Pertanyaan tersebut memang sengaja ditujukan guna membuat kita merasa tidak nyaman sehingga dia terlihat menang beberapa skor, atau ia melakukannya untuk mengejar kepentingan tertentu.

Audiens lain biasanya mengetahui apa yang tengah terjadi dan menantikan cara kita menanggapi situasi tersebut.

Tanpa merasa tak suka, kita dapat mengatakan kepada audiens lainnya bahwa kita akan senang membahas permasalahan itu pada lain waktu setelah presentasi kita usai, sesi ini bukan waktu dan tempat yang tepat untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Sembari menyelesaikan pernyataan, kita jangan pernah melakukan kontak mata dengan si penanya karena ia akan mencoba untuk terus berbicara.

Sementara itu, di beberapa sesi tanya jawab yang sengit, penanya dapat mengajukan pertanyaan sambil berdiri bahkan sambil berjalan mendekati pembicara. Hal itu jelas merupakan upaya si penanya untuk mengambil alih acara presentasi.

Apabila situasi tersebut terjadi pada kita, kita harus segera mengangkat tangan dan meminta si penanya untuk kembali ke tempat duduknya.

Kalau kita tidak terlihat akan menyerahkan kendali kepadanya, maka biasanya hal tersebut cukup untuk membuatnya kembali duduk. Audiens pun akan berpihak pada kita.

Tetaplah mengendalikan

Sesi tanya jawab ini adalah milik kita sebagai presenter. Kita harus selalu memegang peranan dalam sesi tanya jawab tersebut.

Terdapat audiens yang biasanya tidak mau menunggu hingga akhir acara presentasi, mereka pun mengajukan pertanyaan saat presentasi sedang berlangsung.

Di beberapa kasus tertentu, kita memang harus siap menjawab pertanyaan semua orang. Namun, setelah selesai menjawab, kita perlu kembali lagi pada presentasi kita.

Ulangi kembali pesan utama kita dan ingatkanlah kepada audiens kita perihal poin-poin yang telah kita bahas sebelum kita meneruskan untuk menyampaikan informasi baru lainnya.

Kuncinya ialah selalu mantap pada setiap jawaban yang kita berikan dan menunjukkan kepada audiens bahwa presentasi tersebut merupakan presentasi milik kita dan kita mengetahui apa yang tengah kita katakan.

Buku Penuntun 10 Menit: Presentasi Bisnis (2021) karya George J. Kops dapat dibeli di Gramedia.com.