Arsip: Pengertian, Karakteristik dan Jenisnya

KOMPAS.com -Dalam melaksanakan kegiatan atau aktivitas sehari-hari, baik organisasi maupun perorangan, pasti akan menghasilkan arsip.

Arsip merupakan penghubung antara organisasi dengan organisasi lainnya.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Karakteristik arsip

Beberapa karakteristik arsip, sebagai berikut:

• Autentik

Artinya arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi isi, struktur dan konteks.

Arsip memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan/diterima, memiliki arti atau makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya.

• Legal

Artinya arsip yang dciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, serta memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

• Unik

Artinya arsip tidak dibuat massal atau digandakan. Arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip konteksnya memiliki kronologi yang unik dan merupakan satu-satunya produk.

• Reliable

Artinya keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-jenis arsip

Arsip terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dengan penjelasan:

Arsip dinamis

Dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis ini terbagi lagi menjadi tiga jenis yaitu:

• Arsip aktif

Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus, yaitu surat-surat yang masih sering dipakai untuk pelaksanaan tugas.

• Arsip inaktif

Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, yaitu surat-surat atau dokumen yang jarang sekali dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

• Arsip vital

Adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipt arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila hilang atau rusak.

Arsip statis

Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau Lembaga Kearsipan.

Referensi:

• Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: CV Budi Utama. 
• Nooryani, S. 2018. Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif. Bogor: PT Penerbit IPB Press.