KOMPAS.com - Bentuk komunikasi yang dilakukan di perkantoran sering disebut sebagai komunikasi kantor. Bentuk komunikasi ini bisa dilakukan secara lisan ataupun lewat tulisan. Tujuan utamanya untuk meningkatkan kinerja kantor atau perusahaan tersebut.
Menurut Armida Silvia Asriel dan teman-teman dalam buku Manajemen Kantor (2016), definisi komunikasi kantor adalah proses komunikasi yang diawali dengan penyalinan ide, pengolahan data menjadi informasi, serta penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lainnya.
Komunikasi kantor juga dapat diartikan sebagai proses penyampaian berita atau informasi dari satu pihak berwenang ke pihak lainnya, yang terjadi dalam suatu kantor atau perusahaan. Semakin efektif komunikasi kantor, suasana kerja kantor juga akan semakin baik.
Agar komunikasi bisa berjalan efektif, komunikasi ini dilakukan dengan memanfaatkan berbagai media komunikasi kantor, seperti telepon, surat, atau media lain. Harapannya setelah melakukan proses komunikasi ini akan ada feedback atau respons.
Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Dalam buku Manajemen Perkantoran Modern (2014) karya Desi Nurhikmahyanti, komunikasi kantor bisa dibagi menjadi beberapa bentuk, yakni:
Berikut penjelasannya:
Baca juga: Manajemen Strategi: Definisi Para Ahli dan Tugasnya
Setidaknya ada empat ruang lingkup komunikasi kantor, yakni:
Sebelum melakukan proses komunikasi kantor, hendaknya seluruh pihak di dalam kantor dapat menguasai konsep dasar komunikasi.
Misalnya sumber informasi, pengirim informasi, berita atau pesan yang akan disampaikan, tujuan komunikasi, dan lain sebagainya.
Dalam hal ini, pegawai kantor harus memahami beberapa asas penting dalam komunikasi kantor.
Asas tersebut ialah wajib meminta penjelasan jika informasinya kurang jelas, harus berbicara sejelas mungkin agar informasi mudah dipahami, berlangsung antara pikiran orang yang satu dengan lainnya, dan membuat orang lain paham soal informasi yang disampaikan.
Baca juga: Perbedaan Taktik dan Strategi dalam Manajemen Pemasaran
Terkadang dalam melakukan proses komunikasi kantor, ditemui beberapa kesalahan yang dapat mengakibatkan kesalahpahaman.
Bagaimanapun, permasalahan ini harus diatasi supaya tidak berlanjut atau menyebabkan permasalahan yang lebih serius.
Penting untuk menentukan media komunikasi apa saja yang akan digunakan dalam penyampaian informasi kantor.
Misalnya dengan menggunakan telepon, surat, email, ataupun pertemuan tatap muka. Tentukan medianya sesuai dengan tujuan dan pihak yang akan diajak berkomunikasi. Perhatikan pula etika ketika berkomunikasi.
Contohnya selalu berbicara sopan kepada orang lain dan memastikan jika orang tersebut benar-benar paham terhadap apa yang sedang dibicarakan.
Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.