Dokumen: Pengertian, Syarat, Ciri, Fungsi dan Arti Pentingnya

KOMPAS.com - Dokumen tidak bisa lepas dari kehidupan manusia. Keberadaan dokumen sangat penting sejak sebelum seseorang lahir bahkan sesudah manusia meninggal.

Tahukah kamu apa pengertian dokumen dan mengapa dokumen penting?

Asal kata dokumen

Dilansir dari situs Merriam-Webster, secara historis dan etimologis, kata dokumen berasal dari Bahasa Inggris document.

Baca juga: Selain E-KTP, Ini Dokumen yang Bisa Dicetak di Anjungan Dukcapil Mandiri

Kata document berasal dari bahasa Latin documentum yang artinya kertas atau dokumen resmi.

Kata documentum diturunkan dari kata docere atau docile yang artinya untuk mengajar.

Pengertian dokumen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.

Seperti akta kelahiran, surat nikah, dan surat perjanjian.

Baca juga: Ini Syarat Cetak Dokumen Kependudukan di Anjungan Dukcapil Mandiri

Arti lain dalam KBBI, dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Dokumen juga berarti rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Menurut Kamus Oxford, dokumen adalah selembar materi tertulis, cetak atau elektronik yang memberikan informasi atau bukti yang berfungsi sebagai catatan resmi.

Dalam Kamus Oxford, dokumen (kata kerja) berarti merekam sesuatu dalam bentuk tertulis, fotografi atau lainnya.

Baca juga: Kemendagri Luncurkan Mesin Cetak Dokumen Dukcapil Layaknya ATM

Menurut Kamus Cambridge, dokumen adalah kertas atau seperangkat kertas dengan informasi tertulis atau cetak terutama dari jenis resmi.

Dokumen juga berarti teks yang ditulis dan disimpan di komputer.

Dokumen dapat diartikan rekaman informasi tentang sesuatu dengan catatan atau pengambilan foto.

Paul Otlet dalam Traite de documentation (1934) memperluas definisi dokumen.

Menurut Otlet, grafik dan catatan tertulis adalah representasi dari ide atau obyek.

Tetapi obyek tersebut juga bisa disebut dokumen jika menyajikan pengetahuan atau informasi ketika dilakukan pengamatan terhadap obyek tersebut.

Sebagai contoh adalah benda-benda alam, artefak, benda-benda yang mengandung jejak aktivitas manusia seperti temuan arkeologis, model, mainan edukasi dan karya seni.

Baca juga: FITRA: Anggota DPRD Boleh Buka Anggaran, Itu Dokumen Publik

Walter Schuermeyer dalam Aufgaben und Methoden der Dokumentation (1935), menjelaskan saat ini orang memahami dokumen sebagai dasar materi untuk memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan.

Susan Dupuy-Briet dalam Qu'est-ce que la documentation (1951) mengartikan dokumen seabgai bukti fisik terorganisir atau tersusun.

Menurutnya, dokumen adalah tanda fisik atau simbol, disimpan atau direkam, dimaksudkan untuk mewakili, merekonstruksi atau menunjukkan fenomena fisik atau konseptual.

Menurut International Institute for Intellectual Cooperation (1937), dokumen adalah setiap sumber informasi, dalam bentuk materi, dapat digunakan untuk referensi atau studi atau sebagai otoritas.

Contoh manuskrip, cetakan, ilustrasi, diagram, spesimen museum dan lainnya.

Baca juga: Anak Keduanya Langsung Dapat Akta Kelahiran, Gibran Puji Layanan Publik di Solo

Secara umum, dokumen adalah sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peristiwa atau sesuatu sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang.

Dokumen adalah bentuk informasi. Biasanya informasi pada dokumen ditulis tangan tapi juga bisa dibuat dari gambar dan suara.

Suatu dokumen dapat dimasukkan ke dalam bentuk elektronik dan disimpan dalam komputer.

Suatu dokumen biasanya menganut konvensi berdasarkan pada dokumen serupa atau sebelumnya atau sesuai persyaratan spesifik.

Fungsi dokumen

Mengapa dokumen penting dalam kehidupan manusia?

Dengan mendokumentasikan sesuatu hal maka kita meninggalkan catatan peristiwa yang dapat dirujuk kembali nanti.

Baca juga: Beda dengan Buku Nikah, Ini Cara Pembuatan dan Manfaat Akta Perkawinan

Secara singkat, dokumen bersifat penting sebab dapat berfungsi untuk:

1. Klarifikasi.
2. Bukti.
3. Studi.

Memori manusia belum tentu dapat diandalkan sebab ingatan manusia tentang peristiwa dapat memudar seiring waktu.

Bahkan manusia dapat salah mengingat tentang hal-hal yang tidak terjadi.

Dua atau lebih orang yang melihat suatu peristiwa yang sama dapat menyimpan ingatan secara berbeda.

Secara historis, dokumen sangat penting dalam mendapatkan pemahaman atau wawasan tentang berbagai peristiwa dan budaya ketika tidak ada saksi yang masih hidup.

Baca juga: PPDB Manual, Siswa SD dan SMP Wajib Bawa KK dan Akta Lahir Asli

Dokumen atau bukan?

Bagaimana menentukan suatu obyek dapat disebut dokumen atau bukan?

Susan Dupuy-Briet menjabarkan bahwa sesuatu dapat disebut sebagai dokumen bila memenuhi persyaratan tertentu.

Berikut ini syarat dokumen:

1. Ada materialitas

Materialitas adalah wujud fisik. Sebuah dokumen harus mempunyai obyek fisik dan tanda-tanda fisik.

2. Ada intensionalitas

Intensionalitas dapat diartikan niat, maksud atau tujuan. Adanya intensionalitas ini maksudnya agar obyek (dokumen) diperlakukan sebagai bukti.

Baca juga: UEA Terbitkan Akta Kelahiran untuk Bayi Pasangan Beda Agama

3. Obyek harus berproses

Sesuatu disebut dokumen bila mengalami proses untuk dijadikan dokumen.

4. Ada posisi fenomenologis

Posisi fenomenologis maksudnya suatu obyek dipersepsikan sebagai dokumen.

Ciri-ciri dokumen

Dokumen menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan prosedur.

Sehingga sesuatu dapat disebut dokumen bila mempunyai karakteristik tertentu.

Berikut ini ciri-ciri dokumen, antara lain:

1. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkannya.
2. Perlu diperbarui atau dilakukan pemeliharaan.
3. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
4. Memiliki format untuk merekam dan melaporkan informasi sesuai standar.

Baca juga: Mendagri Siapkan Aturan, Buat E-KTP, KK, dan Akta Lahir Harus Jadi Sejam

Contoh dokumen

Berikut ini beberapa contoh dokumen, antara lain:

• Akta kelahiran.
• Surat nikah.
• Surat perjanjian.
• Surat wasiat.
• Paspor.
• Visa.
• Dokumen perjalanan.
• Rekaman sejarah lisan.
• Faktur penjualan.
• Surat kabar.
• Spesifikasi produk.