Pengumuman: Pengertian, Fungsi, Ciri, Struktur dan Cara Penulisan

KOMPAS.com - Pengumuman sudah sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Kegiatan manusia tidak terlepas dari pengumuman, baik di sekolah, pusat perbelanjaan, bermasyarakat, pekerjaan dan lain-lain.

Sebenarnya apa yang dimaksud dengan pengumuman?

Pengertian pengumuman

Dalam Kamus Cambridge, pengumuman adalah sesuatu yang dikatakan seseorang atau lembaga secara resmi atau tindakan memberikan informasi tentang sesuatu.

Pengumuman adalah pemberitahuan atau informasi yang ditujukan kepada orang banyak dan bersifat umum.

Pengumuman adalah pemberitahuan resmi tentang sesuatu, baik tertulis maupun lisan yang disajikan kepada khalayak.

Teks pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal kepada pihak-pihak tertentu atau kepada masyarakat umum.

Fungsi teks pengumuman

Pengumuman termasuk kategori teks fungsional karena mempunyai fungsi sosial. Fungsi pengumuman adalah untuk membuat pemberitahuan resmi tertulis mengenai kejadian tertentu yang sudah atau akan terjadi.

Struktur pengumuman

Secara umum, struktur pengumuman terdiri dari pembukaan (judul), isi dan penutup.

Isi pengumuman biasanya terdiri dari:

Perencanaan teks pengumuman

Dikutip dari Administrasi Perkantoran (2000), penulisan teks pengumuman dapat diwujudkan dalam dua bentuk yaitu dengan gaya iklan dan dengan bentuk surat biasa atau dinas.

• Pengumuman gaya iklan

Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya iklan:

1. Sebutkan nama dan alamat organisasi yang mengeluarkan pengumuman.
2. Jelaskan masalah yang diumumkan dengan kalimat yang singkat dan jelas.
3. Bentuk dan susunannya perlu ditata secara menarik.
4. Biasanya ditujukan kepada masyarakat umum.

• Pengumuman gaya surat biasa atau dinas

Sedangkan penulisan pengumuman dengan bentuk surat basa atau dengan gaya surat dinas harus memperhatikan aturan-aturan yang berlaku dalam penulisan sebuah surat.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengumuman dengan gaya surat biasa atau dinas:

Tata cara pembuatan pengumuman

Penulisan pengumuman hendaknya singkat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh pembacanya.

Tata cara pembuatan surat pengumuman bentuk iklan berbeda dengan pengumuman bentuk surat biasa.

Pengumuman bentuk iklan mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Bahasa yang dipergunakan lebih sederhana
2. Singkat
3. Langsung pada sasaran
4. Bentuk atau susunan bebas
5. Dibuat menarik

Sedangkan pengumuman bentuk surat biasa terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

• Kepala surat

Kepala surat memuat nama dan alamat lengkap organisasi atau instansi, nomor surat, keterangan "lampiran" dan "hal", mencantumkan kata "pengumuman" di posisi tengah.

• Badan Surat

Badan surat memuat isi atau hal yang diumumkan.

• Kaki Surat

Kaki surat memuat tanggal pengumuman saat dikeluarkan, nama dan jabatan penanggung jawab pengumuman.

Cara membuat pengumuman

Dikutip dari Write Express, berikut ini cara membuat surat pengumuman:

• Jujur dan singkat

Tulis surat pengumuman secara langsung dan singkat sehingga pembaca dapat memperoleh informasi dengan cepat dan merujuknya dengan mudah.

• Ringkas

Jika membuat pengumuman positif, buatlah singkat, menarik dan langsung ke inti untuk menunjukkan niat baik dan membangun kepercayaan.

• Memotivasi

Jika mengumumkan atau mengakui pencapaian orang lain, pengumuman ditulis secara tepat untuk memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan yang sama.

• Tidak menimbulkan pertanyaan

Buat informasi dalam pengumuman jelas dan lengkap sehingga tidak akan memunculkan pertanyaan.