Teknik Penyusutan Arsip 

KOMPAS.com- Arsip yang disimpan terlalu lama akan menghabiskan tempat, sementara arsip-arsip baru terus bertambah.

Oleh karena itu, arsip yang tidak terlalu penting sebaiknya dihancurkan atau disusutkan agar dapat mengurangi berbagai masalah dalam penyimpanan arsip. 

Dalam melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar. Ada pun teknik penyusutan arsip adalah:

Berdasarkan jadwal retensi arsip 

Jadwal retensi arsip atau JRA memuat jenis arsip dan masa simpan dari setiap jenis arsip tersebut.

Dengan demikian, jika dalam JRA suatu arsip telah mencapai ketentuan batas masa simpannya dan tidak diperlukan lagi, arsip tersebut harus segera disusutkan. 

Berdasarkan non jadwal retensi arsip 

Jika kegiatan penyusutan arsip tidak didasarkan pada JRA, langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut: 

Pelaksanaan pembenahan arsip 

Kondisi arsip yang menumpuk akan berakibat pada sulitnya menemukan arsip saat dibutuhkan.

Dengan demikian, diperlukan adanya kegiatan pembenahan untuk menerapkan kondisi arsip. 

Penilaian arsip

Setelah melakukan pembenahan arsip, langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian terhadap arsip yang disimpan.

Dengan penggolongan pemakaian seperti arsip vital, arsip penting, arsip berguna, dan arsip tidak berguna. 

Penyusutan daftar arsip

Berdasarkan hasil penilaian arsip, langkah berikutnya adalah penyusunan daftar arsip yang akan disusutkan.

Nasib yang disusutkan adalah arsip yang tidak berguna atau arsip yang persentase angka pemakaiannya hanya 0 sampai 10 persen.

Penyusunan daftar ini akan membuat kegiatan penyusutan aset berjalan lebih efektif dan efisien. 

Pelaksanaan penyusutan 

Setelah menyusun daftar arsip yang akan disusutkan. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 

• Dipindahkan dari arsip aktif menjadi arsip inaktif.
• Diserahkan kepada lembaga arsip daerah atau arsip nasional.
• Dimusnahkan.

Perencanaan pembenahan arsip 

Untuk menghindari menumpuknya arsip atau arsip hilang, diperlukan perencanaan rutin dalam pembenahan arsip sehingga efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip dapat terwujud. 

Referensi:

• Rusidi. 2019. Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Yogyakarta: CV Budi Utama. 
• Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.