Faktor-Faktor Penyusun Formasi Pegawai

KOMPAS.com - Formasi pegawai adalah langkah awal dalam perencanan dibidang kepegawaaian.

Kegiatan penyusunan formasi penting dilakukan supaya suatu organisasi mendapatkan pegawai yang berkualitas.

Faktor-faktor yang perlu di timbangkan dalam proses penyusunan formasi, sebagai berikut:

Jenis pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dalam melaksanakan tugas pokonya.

Contohnya mengetik data, mengarsip surat, memperbanyak dokumen, merawat pasien (dirumah sakit), membuat poduk (dipabrik), memasarkan barang, mengajar (disekolah).

Jenis pekerjaan dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

• Pekerjaan yang bersifat umum
• Pekerjaan yang berifat teknis

Sifat pekerjaan

Sifat pekerjaan yang dapat memengaruhi formasi pegawai biasanya dilihat dari waktu kerja. Ada pekerjaan yang dapat dikerjakan pada jam kerja, ada juga pekerjaan yang harus dilaksanakan selama 24 jam penuh.

Contohnya: mengetik surat, menyimpan dokumen atau pekerjaan ketatausahaan dapat dilaksanakan pada jam kerja, dari pagi hingga petang.

Akan tetapi untuk pekerjaan di rumah sakit, seperti merawat pasien, petugas pemadam kebakaran, atau petugas satuan keamanan (satpam) harus dilaksanakan 24 jam.

Hal ini tentu dapat memengaruhi jumlah pegawai yang diperlukan.

Baca juga: Mengenal Hukum Kepegawaian di Indonesia

Perkiraan beban kerja (volume kerja)

Beban kerja (volume kerja) adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari setiap jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dibagi menjadi dua yaitu:

• Beban kerja yang dapat diukur

Contohnya, dalam jangka waktu satu hari ada 200 surat masuk yang harus diproses.

• Beban kerja yang sulit diukur

Contohnya, pekerjaan yang memeriksa perkara karena memerlukan waktu lebih untuk menganalisis lebih dalam .

Perkiraan kapasitas pegawai

Perkiraan kapasitas pegawai adalah perkiraan kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Contohnya dalam satu hari rata-rata ada 100 surat yang masuk, sedangkan seorang pegawai dapat memproses sampai 50 surat sehari sehingga dibutuhkan dua orang pegawai untuk menangani surat.