Memo: Pengertian, Jenis, Struktur, dan Ciri-cirinya

Oleh: M. Faisal, Guru SDN 214/IX Bukit Jaya, Muaro Jambi, Provinsi Jambi

KOMPAS.com - Pernahkah kamu mendapati secarik kertas yang ditinggalkan temanmu atau ibumu di rumah? Secarik kertas tersebut memuat pesan singkat karena tak dapat bertemu langsung denganmu. Nah, surat semacam itu disebut memo. 

Memo adalah nota atau surat peringatan tidak resmi, surat pernyataan dalam hubungan diplomasi, bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan (memorandum).

Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi).

Memo juga bisa diartikan sebagai sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi.

Penulisan memo biasanya singkat dan tidak lebih dari 10 baris. Penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan.

Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan secara to the point, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.

Baca juga: Pengertian serta Perbedaan CV dan Surat Lamaran Kerja

Jenis-jenis memo 

Berdasarkan penggunaannya, memo ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi). Berikut penjelasannya: 

• Memo resmi

Memo yang bersifat resmi biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan untuk bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. 

Contoh memo remsi:

MEMO

Bukit Jaya, 22 Juli 2022

Dari: Kepala Kantor Faisal Bibit Jambi
Untuk: Seluruh Karyawan FBJ
Subyek: Merapikan inventarisasi stok barang

Sehubungan dengan kurang baiknya pelaporan bulanan pada FBJ, maka saya instruksikan kepada masing-masing divisi untuk mencatat semua pembelian dan penjualan barang serta mencatat jumlah stok barang yang tersedia secara rapi sesuai form yang sudah diberikan. 
Masing-masing divisi membawa hasil rekap tersebut pada rapat hari Kamis, 27 Juli 2022

Baca juga: Surat Resmi: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

• Memo tidak resmi

Memo tidak resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi, lembaga, atau instansi. 

Contoh memo tidak resmi: 

1. Andi, mama ke pasar. Kalau kamu sudah pulang dari sekolah, kunci mama letakkan di bawah vas bunga warna ungu sebelah kiri pintu. Jangan lupa tolong ankat jemuran.
   Mama

2. Dear adikku Shifa, maaf kakak tidak bisa hadir ke pesta ulang tahun kamu nanti. HP kakak rusak, tidak bisa menelponmu. Kakak mendadak dipanggil HRD PT. Flower Sejahtera Berseri untuk test wawancara, doakan kakak diterima kerja ya. 
   Kak Devi

Struktur memo

Beberapa struktur memo, sebagai berikut:

• Kepala Memo, terdiri dari kop memo (hanya untuk memo resmi), nama pengirim, serta nama penerima.
• Badan Memo, terdiri dari isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak berbelit-belit.
• Kaki Memo, berisi dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.

Baca juga: Surat sebagai Dasar Korespondensi Bisnis

Ciri-ciri memo

Ciri-ciri memo adalah: 

• Memo merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penjelasan mengenai suatu hal yang ingin disampaikan.
• Mempunyai bagian yang mirip seperti surat, namun memo lebih sederhana.
• Informasi yang dikirim harus jelas dan relevan.
• Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor seperti nama kantor, nomor telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.
• Memo dapat disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara) maupun vertikal (penyampaian dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya).