Administrasi: Pengertian, Tujuan, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Jenisnya

KOMPAS.com - Dalam artian luas, administrasi bisa diartikan sebagai kerja sama. Administrasi berkaitan dengan bidang atau hal lainnya, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan masih banyak lagi.

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan mulai berkembang pada awal abad ke-19. Seiring perkembangan zaman, administrasi beserta ilmunya terus bertumbuh, dan akhirnya banyak digunakan di berbagai negara di dunia.

Pengertian administrasi

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020), secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu.

Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.

Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?

Secara lebih spesifiknya, administrasi bisa dipahami dalam artian sempit dan luas:

• Pengertian administrasi dalam arti sempit

Mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.

• Pengertian administrasi dalam arti luas

Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai aktivitas kerja sama oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja, sesuai yang telah ditentukan dalam struktur, dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.

Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan juga sebagai tata usaha. Sedangkan dalam pengertian luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting, yakni sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas, terstruktur, kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta pemanfaatan berbagai sumber.

Tujuan administrasi

Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni:

1. Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi
   Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya.
2. Untuk evaluasi
   Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.
3. Untuk penyusunan program kegiatan
   Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi dan Unsur-unsurnya

Ciri-ciri administrasi

Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk,  dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah:

1. Terdiri atas sekelompok orang
   Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama.
2. Menjalin kerja sama
   Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut.
3. Memiliki tujuan yang harus dicapai
   Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut tidak akan berarti apa-apa.
4. Adanya proses kegiatan usaha
   Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan.
5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
   Ciri lainnya dari administrasi ialah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.

Baca juga: Batas Wilayah Benua Afrika dan Iklimnya

Fungsi administrasi

Administrasi mempunyai lima fungsi penting, yaitu:

1. Fungsi perencanaan
   Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya.
2. Fungsi penyusunan
   Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.
3. Fungsi koordinasi
   Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan.
4. Fungsi pelaporan
   Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.
5. Fungsi anggaran
   Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

Baca juga: Pengertian serta Perbedaan Wilayah Formal dan Fungsional

Jenis administrasi

Ada banyak jenis administrasi yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita. Apa sajakah contohnya?

1. Adminitrasi perkantoran
   Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.
2. Adminitrasi negara
   Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya.
3. Adminitrasi keuangan
   Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan keuangan. Salah satu tugas utamanya ialah membuat laporan keuangan.
4. Administrasi pendidikan
   Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan dunia pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.
5. Administrasi niaga
   Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan manager dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.