Microsoft Excel: Definisi, Fungsi, Kelebihan, dan Kekurangannya

KOMPAS.com - Microsoft Excel menjadi salah satu aplikasi pilihan untuk mengolah data, baik keuangan, pendidikan, ataupun lainnya.

Microsoft Excel sangat berperan penting, karena mempermudah perhitungan dan pengolahan data numerik atau angka.

Definisi Microsoft Excel

Dikutip dari Buku Pintar Microsoft Excel (2009) karya Osdirwan Osman, Microsoft Excel adalah program aplikasi dari microsoft yang digunakan untuk mengolah angka. 

Penyajian serta pengolahan data pada Microsoft Excel dilakukan secara cepat dan akurat, untuk keperluan informasi kuantitatif, seperti angka, tabel, ataupun grafik.

Menurut Sumarno dalam buku Pengantar Teknologi Informasi dan Komunikasi (2020), Microsoft Excel merupakan salah satu produk perangkat lunak untuk pengolahan data yang dibuat oleh Microsoft.

Agak berbeda dengan program aplikasi Microsoft lainnya, Excel berbentuk lembaran tabel yang tersebar atau yang sering disebut spreadsheet. Keahlian utama dari aplikasi ini adalah pengolahan data yang bersifat numerik (angka).

Baca juga: Kegunaan Word Pada Microsoft Office dan Manfaatnya

Fungsi Microsoft Excel

Sebagai aplikasi pengolahan data numerik, fungsi utama dari aplikasi Microsoft Excel ialah membuat, mengedit, menganalisa dan meringkas data yang sifatnya numerik. Aplikasi ini juga berfungsi untuk menjalankan perhitungan aritmatika maupun statistika.

Lebih spesifiknya, Microsoft Excel memiliki sejumlah fungsi, sebagai berikut:

1. Untuk membuat daftar laporan keuangan
2. Pembuatan daftar nilai dan daftar hadir
3. Melakukan operasi perhitungan seperti kali, bagi, dan mencari rata-rata
4. Perhitungan kurs mata uang
5. Pembuatan grafik serta tabel, diagram batang, diagram garis, serta diagram lingkaran
6. Membantu penyelesaian soal logika dan matematika
7. Untuk membuat penyanjian data lebih tepat, rapi serta akurat
8. Melakukan perhitungan secara otomatis dengan menggunakan rumus serta logika

Kelebihan Microsoft Excel

Dalam buku Pengantar Teknologi Informasi – Konsep dan Teori (2017) karya Muhammad Sobri, disebutkan jika Microsoft Excel memiliki beberapa kelebihan yang membuat penggunanya semakin mudah dalam memanfaatkan aplikasi ini. Kelebihan tersebut diantaranya:

1. Bentuk tampilannya yang mudah dikenali dan dijalankan
2. Memiliki fitur untuk membuat grafik data
3. Kemampuan penyimpanan datanya cukup besar
4. Cukup mudah dioperasikan dengan menggunakan rumus dan logika dalam Excel

Selain empat kelebihan tersebut, Microsoft Excel juga memiliki kelebihan, yakni pengorganisasian data yang lebih teratur, walaupun jumlahnya besar.

Tidak hanya itu, olahan data dari aplikasi ini juga mudah digabungkan ke aplikasi Microsoft lainnya, seperti Microsoft Word atau PowerPoint.

Baca juga: Fungsi Statistik pada Microsoft Excel

Kekurangan Microsoft Excel

Walau Excel memiliki sejumlah kelebihan yang selalu memudahkan penggunanya. Ternyata aplikasi ini juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu:

1. Pengguna yang belum paham betul tentang fungsi, rumus, dan logika, akan merasa kesulitan untuk menjalankan, mengoperasikan serta mengolah datanya.
2. Biaya yang diperlukan untuk mengakses aplikasi Microsoft Excel yang asli tidaklah murah. Maka dari itu, pengguna harus membayar sejumlah biaya untuk bisa menggunakan aplikasi ini secara resmi.
3. Apabila salah memasukkan rumus, bisa berdampak pada data yang dihasilkan. Misalnya perhitungan menjadi tidak tepat atau data tidak dapat terbaca.
4. Butuh waktu yang agak banyak untuk bisa memasukkan data ke Microsoft Excel secara manual. Terlebih lagi jika data tersebut dalam jumlah yang banyak.